Na początek wyjaśnię Wam moje nastawienie do podawania ludziom numeru własnego telefonu komórkowego.

Generalnie, dość bezproblemowo podaję ten numer wszystkim osobom, które uważam za rozsądne z dwoma tylko zastrzeżeniami:

1. Nie przekazuj tego numeru dalej bez mojej wyraźnej zgody
2. Wykaż zrozumienie, że mój telefon może być wyłączony, lub po prostu w danym momencie nie będę chciał/mógł z tobą rozmawiać (ten ostatni punkt nie dotyczy tych klientów, którzy specjalnie płacą za to, że w razie czego zawsze mogą do mnie zadzwonić :-))

Te ustalenia całkowicie wystarczają, czasem wręcz muszę zachęcać innych do zadzwonienia do mnie wieczorem, jeśli mają jakąś pilną sprawę (z zastrzeżeniem opisanym w punkcie 2). Mam zwyczaj chodzić dość późno spać i chętnie rozmawiam też i o takich porach.
Od czasu do czasu zdarza się jednak sytuacja jak wczoraj o północy. Po kilku dniach, kiedy zdecydowanie za długo czytałem przed zaśnięciem postanowiłem wreszcie przestawić sobie czas na bardziej rozsądny rytm dobowy i właśnie zasypiałem, kiedy zadzwonił telefon. Osoba dzwoniąca (znamy się dość powierzchownie)  pozdrowiła mnie i zaczęła coś opowiadać :-) Ja na to uprzejmie zapytałem czy chodzi o sprawę, która jest paląca i nie może poczekać do jutra. Odpowiedź była „nie”. Ja na to „no to zdzwońmy się może jutro rano, jestem akurat na wakacjach i teraz nie jest dobra pora na dalszą rozmowę”. Pożegnaliśmy się krótko i ponownie przyłożyłem głowę do poduszki. Dziesięć minut później znów zadzwonił telefon :-) Ta sama osoba chciała mi tym razem zrobić quiz, czy wiem skąd pochodzi nazwa „Wyspy Kanaryjskie”!!!

Tym razem niezbyt uprzejmie przerwałem i pożegnałem się, po czym niezwłocznie  uruchomiłem w mojej komórce „tajną broń” na takie przypadki (co w ciągu ostatnich 2 lat było konieczne dopiero po raz drugi ). Tą bronią jest specjalny dzwonek, który nagrałem, nazywa się on „120 sekund ciszy” i tak też brzmi :-). Taki dzwonek przyporządkowany konkretnemu numerowi powoduje, że jak ktoś z tegoż numeru próbuje się dodzwonić, to u mnie tylko rozświetla się wyświetlacz, a poza tym jest cisza i spokój :-)

To, co napisałem powyżej jest oczywiście prawdziwym zdarzeniem, ale zastanówmy się nad tym też z metaforycznego punktu widzenia.

1. Czy każdy z Was ma taki „dzwonek z ciszą”, nie tylko w telefonie ale też i w innych dziedzinach życia, gdzie czasem inni ludzie (znajomi, nieznajomi, rodzina) bez zaproszenia, a nawet wbrew naszej woli próbują aktywnie ingerować w nasze życie?
2. Czy jesteśmy mili i sympatyczni (co ciągle zalecam), ale kiedy ktoś ignoruje nasze wyraźne „Nie” potrafimy z całą konsekwencją wyegzekwować to co chcemy?
3. Czy sami mamy mechanizmy zapobiegające temu, abyśmy my nie byli postrzegani jako intruzi kiedy inicjujemy jakąś interakcję?
   Każdy z Was, do którego kiedykolwiek dzwoniłem może np. potwierdzić, że ja dzwoniąc do niego zawsze:
   a) witam rozmówcę
   b) przedstawiam się
   c) pytam „Czy masz chwilę dla mnie?”, chyba że mogę zapytać bardziej precyzyjnie jak na przykład „Czy masz czas na jedno pytanie?”, albo „czy masz 1/3/5/10 minut czasu dla mnie?”. Zwróćcie uwagę, że nie zadaję pytania „czy nie przeszkadzam?” Wyrywając kogoś moim telefonem z tego, co akurat robi prawie zawsze jakoś przeszkadzam, więc nie pytajmy o rzeczy oczywiste :-)
   To dotyczy nie tylko telefonów, lecz też i innych form komunikacji. W jednym z ostatnich, cytowanych już na tym blogu postów Penelope Trunk jasno tłumaczy jak przy pomocy maila wkurzył ją znany autor Tim Ferris :-) Warto przeczytać i zastanowić się!

Polecam każdemu z Was intensywne przemyślenie powyższych pytań i w razie, gdyby odpowiedzi Was nie zadowalały, to przemyślenie co możemy zrobić, aby to zmienić

Zapraszam do dyskusji :-)

Jak zapewne zauważyliście, moja aktywność na blogu nieco się ostatnio zmniejszyła. Jest to przejściowym rezultatem nie tylko finiszu moich szkoleń w pierwszej połowie tego roku (z wielkim finałem w postaci dwudniowego szkolenia w ramach naszego eksperymentu na przełomie czerwca i lipca), lecz też rozpoczęcia kilku bardzo interesujących projektów szkoleniowych na rok 2008 i później.

Jeden z tych programów ma zastąpić mój dotychczasowy system szkolenia managerów IT (pisałem o nim tutaj ) uwzględniając zarówno coraz bardziej radykalne spłaszczanie struktur zarządzania ( w rezultacie potrzebujemy liderów umiejących poprowadzić zmieniające się, tworzone ad hoc zespoły projektowe), jak i coraz wyraźniejsze zjawisko pojawiania się w branży osób, które nazywam umownie pimadonnami. To ostatnie zjawisko występuje szczególnie silnie w IT, bo tutaj naprawdę dobry developer potrafi być do 1000 razy bardziej produktywny od przeciętnego (w literaturze można znaleźć nawet współczynnik 10.000, ale tej liczby nie udało mi się potwierdzić w realiach polskich). W rezultacie tacy ludzie często domagają się (i otrzymują) specjalnego traktowania pod każdym względem. Możecie sobie wyobrazić pracownika, który gotów jest pracować tylko nad projektami, które go osobiście interesują, w miejscu, które mu odpowiada, powiedzmy od czwartku rano do piątku po południu i to co drugi tydzień!!? Bo resztę czasu woli poświęcić na inne aktywności? I taka osoba jest w stanie zrobić w tym czasie tyle, że firma jest szczęśliwa, że w ogóle ma go do dyspozycji te trzy dni w miesiącu?

Jeśli dla kogoś z Was brzmi to jak fantazja, to śpieszę z zapewnieniem, że znam takie przypadki osobiście i to też w warunkach polskich. W miarę, jak coraz więcej ludzi uświadomi sobie rzeczy, o których pisałem w postach „pozycjonowanie” i zdobędzie się na wysiłek, aby stać się „całą listą” takich przypadków będzie więcej i więcej.

To z kolei będzie powodować spore komplikacje dla managerów odpowiedzialnych za realizację projektów, do których będą potrzebne takie specjalne kompetencje. Wyzwania, których należy się spodziewać to:

• konieczność podejścia do rekrutacji takich ludzi z elastycznością, która dla zorientowanego na procedury HR-owca byłaby koszmarnym snem :-)
• konieczność pożegnania się z iluzją, że masz nad takim pracownikiem jakąkolwiek formę „władzy” i negocjowania z nim indywidualnego „dealu”, prawdopodobnie nawet przy każdym projekcie.
• konieczność zawieszenia własnego ego na kołku i bardzo pragmatycznego podejścia do Twojej relacji z taką „primadonną” w wielu aspektach międzyludzkich
• konieczność zorganizowania działań wokół możliwości i chęci czasowych tego guru
• konieczność utrzymania motywacji „normalnych” pracowników, którzy widząc specjalne traktowanie i prawa primadonny pytają „dlaczego my nie mamy tego?”

Z rozmów z różnymi managerami wiem, że takie problemy już występują i jak wspomniałem wcześniej będzie ich coraz więcej, szczególnie w branżach robiących więcej, niż tępe powtarzanie tego, co się już zawsze robiło.

Teraz pytanie do Czytelników, którzy są managerami różnych szczebli w takich firmach:

Jesteście przygotowani na podjęcie takich wyzwań?

Jeśli nie, to co robicie aby ten stan osiągnąć?

Pamiętacie, jak pisałem o stosowaniu Zasady Pareto w moim życiu. Ostatnio miałem taki dość typowy przypadek kiedy jej wykorzystanie było konieczne do osiągnięcia założonych rezultatów.

Podjąłem się zadania „przestawienia” całej ekipy sprzedażowej pewnego klienta na tzw. Consultative Selling. Normalnie przy średnio zaawansowanych sprzedawcach B2B (business-to-business) potrzeba na to w sumie 6 dni (nie wspominam tutaj o takim szkoleniu „top gun”, które trwało 8 dni, a którym tak zachwycał się Kuba :-)). Szkopuł w tym zadaniu polegał na tym, że klient pilnie potrzebował konkretnych rezultatów, chociaż z powodu niemożliwych do zmienienia okoliczności każdy uczestnik mógł otrzymać tylko 2 dni treningu! Dodajmy do tego fakt, że część tych ludzi była przez dwa lata szkolona przez jakąś, podobno renomowaną firmę, która uczyła ich sprzedawania „przez wyskamlanie” (w sprzedaży B2B!!!!!) a otrzymamy obraz trenerskiej „mission impossible” :-)

Ze względu na to, że chodziło o firmę, z którą od dawna współpracuję, a bezpośredni zleceniodawca, którego lubię i szanuję stanął na stanowisku „jeśli ktokolwiek może to osiągnąć, to ty” odrzucenie zadania raczej nie wchodziło w rachubę. Z drugiej strony przyjmując je położyłem na szalę moją nieskazitelną reputację jako „dostarczyciel rezultatów”, więc niepowodzenie całej akcji też nie było akceptowalną opcją :-)

Przy tak znacznym skróceniu czasu stojącego do dyspozycji nie pomoże żaden Time Management, GTD i tym podobne metody zarządzania koniecznościami. Tutaj posłużyłem się Zasadą Pareto. Zaakceptowałem fakt, że w dwa dni nie wyszkolimy perfekcyjnych sprzedawców i zamiast tego skoncentrowałem się na tych umiejętnościach, które opanowane przez uczestników dadzą możliwie największy wzrost ich wyników sprzedaży. Sprawa nie była trywialna, bo ze względu na szczupłość czasu to kluczowe „coś” musiało nie tylko ograniczyć się do stosunkowo niewielkiej części całości ale w dodatku zmieniało się w zależności od konkretnej grupy, czy nawet pojedynczego uczestnika.

W praktyce najpierw zastanowiłem się jakie zmiany w postawach i przekonaniach tych sprzedawców będą konieczne dla ich sukcesu. Na kształtowanie tych postaw (np. suwerenność w rozmowie z wysoko postawionym klientem) należało zadbać podczas całego szkolenia, niezależnie od aktualnie trenowanych zagadnień, co samo w sobie jest dość sporym wyzwaniem, bo często w takich przypadkach trzeba zmieniać utrwalone przez lata, mniej skuteczne wzorce.
Co do doboru samych zagadnień, to zadałem sobie pytanie: „jeśli mógłbym ich nauczyć tylko jednej rzeczy, to jaka praktyczna umiejętność (np. rozmowa z klientem korzystającym z usług konkurencji itp.) przyniosłaby największy efekt?”
Potem wypracowaliśmy i przetrenowali tę dziedzinę. Potem następne pytanie „jaka następna umiejętność przyniesie maksymalny przyrost skuteczności tych ludzi?” i oczywiście opanowanie jej. I tak dalej aż do ostatniej godziny szkolenia.

W rezultacie osiągnęliśmy maksimum tego, co można było zrobić i jestem pewien, że dla wszystkich zainteresowanych był to owocnie spędzony, choć intensywny czas, na którego wyniki nie trzeba będzie długo czekać.
Opisałem ten przypadek, bo w życiu biznesowym coraz częściej mamy do czynienia z tzw. problemem zbyt krótkiej kołdry. Jak byśmy nie kombinowali, to do wykonania pewnych zadań brakuje nam odpowiednich środków, ludzi lub czasu. Wielu, szczególnie początkujących managerów stresuje się niepotrzebnie taką sytuacją usiłując za wszelką cenę zrobić „wszystkiego po trochu”, co prowadzi do rozproszenia zasobów i mimo wysiłków często nie przynosi pożądanych wyników. W wielu wypadkach lepszym podejściem jest właśnie staranne ustalenie, co jest naprawdę najważniejsze a potem „uderzenie” z całym impetem, aby to osiągnąć. To możecie oczywiście zrobić tylko wtedy, jeśli Wasi przełożeni są bardziej zorientowani na rezultaty niż na procedury, ale takich szefów zawsze warto poszukać.

PS: Jeśli niektórzy z Was dziwili się, że od dwóch tygodni ograniczałem się tylko do odpowiadania na komentarze, to już teraz wiecie przy jakim projekcie byłem tak bardzo zaabsorbowany :-) Całe szczęście, że takie „akcje” robię tylko kilka razy w roku.

Zastanawiacie się nad tym tytułem?

Słowo „kartofel” zdaje się mieć ostatnio w Polsce znaczenie polityczne, niemniej tutaj raczej będziemy go używali do załatwiania spraw w firmie.
Dość często dzwoni do mnie któryś ze znajomych i pyta co zrobić w sytuacji, kiedy jakaś osoba w ich firmie blokuje ważną decyzję. W tym blokowaniu często nie chodzi nawet o względy merytoryczne (co byłoby OK), lecz raczej o pokazanie „kto tu rządzi”, albo zwykłe lenistwo i niechęć decydowania (są i tacy managerowie). Co teraz zrobić w sytuacji, kiedy ta blokująca osoba nie jest naszym podwładnym, albo co gorsza chodzi o naszego przełożonego? Dla wielu tego typu ludzi coś takiego jak dobro firmy jest często abstrakcyjnym pojęciem, które pojawia się najwyżej wtedy, kiedy trzeba „zmotywować” (czytaj zmanipulować) pracownika. Tak nie powinno być, ale ciągle zdarzają sie tego typu dowody błędów rekrutacyjnych i to czasem na zdumiewająco wysokich stanowiskach.
Tutaj właśnie przydaje się tzw. gorący kartofel – coś, co nikt nie chce trzymać we własnych rękach. W firmie takim niepożądanym „towarem”, którego nikt nie chce być „właścicielem” są konkretne straty finansowe. Oznacza to, że jeśli ktoś z powyżej wspomnianych powodów rzuca Ci kłody pod nogi to:

• w pierwszej kolejności trzeba przeliczyć efekty decyzji, bądź zaniechania tej osoby na konkretne pieniądze i tutaj potrzebujemy kwotę w złotówkach, a nie tylko ogólne stwierdzeni typu „dużo”. Tę kwotę, w razie potrzeby, musimy być w stanie uzasadnić więc nie bierzcie jej „z powietrza”. Ta liczba musi mieć, jak się mówi, ręce i nogi.
• okaż zrozumienie dla decyzji osoby blokującej (zrozumienie a nie zgodę, to bardzo ważne). Nie przeskakuj tego punktu!!
• delikatnie zwróć uwagę na fakt, że spowoduje to konkretne straty dla firmy i okaż zatroskanie co będzie, jeśli zwierzchnicy zaczną szukać osoby za nie odpowiedzialnej. Ważne jest, aby było to zatroskanie, pod żadnym pozorem nie powinno to sprawiać wrażenia groźby lub próby wywarcia nacisku. W wypadku, kiedy druga strona zapyta „chcesz mi grozić?” należy stanowczo zaprzeczyć (bo przecież nie chcemy nikomu grozić, chodzi nam o dobro osoby, z którą rozmawiamy).
  
• pozwól „dojrzeć” myślom, które zasiałeś w głowie drugiej strony :-)

Ten prosty sposób postępowania spowodował już w wielu wypadkach „cudowne” skłonienie blokującego do „modyfikacji” jego decyzji i dobrze użyty jest bardzo skuteczny. Ze względu na delikatność zagadnienia (chcemy aby ktoś porzucił swoją dotychczasową strategie) wymaga on pewnego wyczucia, które dość trudno przedstawić na piśmie. Bądźcie więc ostrożni w jego stosowaniu i na początek lepiej może mylcie się po stronie „za mało” niż „za dużo”.

Pozostało jeszcze pytanie, czy lepiej zrobić to w formie pisemnej czy ustnej.

Jeśli macie z daną osobą w miarę dobrą relację, to lepiej zrobić to ustnie, bo nie zostawia to śladów. Po prostu załatwiasz co chcesz i po sprawie.

Jeśli nie masz dobrej relacji i w dodatku obawiasz się, że w przyszłości to Ty możesz zostać obwiniony za spowodowanie strat, które wyliczyłeś, to lepiej zrób to np. w formie e-maila, którego kopię sobie zachowasz. To zostawia wyraźny ślad na wypadek, gdyby w przyszłości ktoś chciał dochodzić jak naprawdę było. Pamiętaj, że ten mail ma być zatroskaniem a nie groźbą, inaczej wdajesz się w całkowicie niepotrzebną wojnę.

Życzę Wam powodzenia w używaniu tego sposobu (a najlepiej, gdybyście nigdy nie musieli go stosować), jeśli macie pytania bądź uwagi to zapraszam do komentarzy

Bellois wyraził w jednym z komentarzy powątpiewanie, czy Zasada Pareto rzeczywiście może być moim głównym systemem służącym do zarządzania czasem. Zgodnie z obietnicą opowiem jak ja to mniej więcej robię, może będzie to dla Was impulsem do przemyśleń. Oczywiście najpierw polecam uważną lekturę postu, w którym ta Zasada Pareto jest wspomniana, bo nie chcemy przecież się tutaj powtarzać.

Tak więc drogi Bellois, z pewnością nie uprawiam tego, co powszechnie nazywane jest Time Management, a w rzeczywistości jest próbą upchnięcia jak największej liczby zajęć w ograniczoną z natury ilość czasu. Naturalnie, że można w ten sposób zrobić więcej rzeczy, pytanie tylko, czy jest to najlepsza metoda do osiągnięcia sukcesu i zadowolenia w życiu. Osobiste doświadczenie życiowe pokazuje mi, że jest inna, dla mnie znacznie lepsza droga.
Droga ta polega na w miarę konsekwentnej eliminacji tego co nie przyczynia się do osiągania przez mnie moich celów (bądź też pożądanych stanów wewnętrznych :-)) Piszę „w miarę”, bo nie musi to być dokonywane z chirurgiczną dokładnością, wystarczy jeśli tego pozostawionego „tłuszczu” elementów zbędnych nie jest za dużo. Tutaj bardzo przydaje się właśnie stosowana podwójnie (4-64) Zasada Pareto.
Przy tej eliminacji w wypadku spraw osobistych na początku staram się:

• ustalić, o co mi tak naprawdę chodzi. Ten temat wart jest osobnego postu i chyba do niego w najbliższych dniach wrócimy w dziale „Rozwój Osobisty”, bo wbrew pozorom nie jest to sprawa prosta, a ma ogromny wpływ na osiąganą jakość życia
• rozważyć, jakie mam alternatywne metody osiągnięcia tego, co rzeczywiście chcę. Często okazuje się, że ta alternatywna metoda jest mniej kompleksowa, szybsza, tańsza, albo ma po prostu znacznie mniejszy współczynnik PITA.
• zastanowić, czy naprawdę mi na tym zależy. Czasem są to chwilowe zachcianki niewarte większych inwestycji z mojej strony :-)

W wypadku kontaktu z klientami robię podobnie, z tym że muszę się o te rzeczy dopytać, tutaj przydaje się podejście opisane w poście „Wiedza idomysły”

Już ten opisany powyżej prościutki proces pozwala, poprzez redukcję koniecznych aktywności i zaangażowanych zasobów na tak dużą oszczędność czasu, że używanie czegokolwiek innego niż kalendarz w Outlooku, czy nawet kawałek kartki :-) staje się zbędne, ale to jeszcze nie koniec.

Następnym decydującym krokiem jest wykonanie tego, co postanowiłeś. Tutaj cały trick polega na determinacji i całkowitej koncentracji na odpowiednim działaniu. Jestem dość leniwym człowiekiem, ale jeśli już coś poważniejszego robię, to angażuję w to całą moją energię i uwagę, bez żadnego przysłowiowego „ale”. Tutaj też mam wrażenie, że wielu ludzi robi to inaczej, czasem może dlatego, że są zbyt wyczerpani robieniem rzeczy, które tak naprawdę mogliby sobie darować.
Metaforycznie, można by to przedstawić w ten sposób: typowy Time Management to okładanie się po całych dniach szablami na polu bitwy w nadziei na doprowadzenie do rozstrzygnięcia, (trochę jak w czasach Pana Wołodyjowskiego). Moje podejście bardziej jest zbliżone do metod ninja: to bardzo staranne przygotowanie (zarówno jeśli chodzi o dobór celów, jak i rozwijanie własnych umiejętności „technik walki”), potem przyjęcie dobrej pozycji i końcu błyskawiczne działanie z pełnym zaangażowaniem siły używając bardzo skutecznych „narzędzi”. Rezultaty są tak przekonywujące, że nie trzeba walczyć codziennie :-)
Powyższe brzmi bardzo idealistycznie, niemniej jest do zrealizowania w rzeczywistości, czego dowodzi choćby moja praktyka zawodowa. Klienci mają swoje rezultaty szybciej i pewniej, a ja mam więcej czasu na, rozumiane w szerokim tego słowa znaczeniu, „doskonalenie rzemiosła” którym np. zajmuję się teraz na wyspach.
Tam gdzie jest słońce, tam jest i cień, więc dla pełnego obrazu spójrzmy na ograniczenia opisanego powyżej sposobu:

• pierwsze i oczywiste, to jest to, że nie należy go stosować w różnych sprawach dotyczących życia i śmierci. Nikt by nie chciał, aby leczący nas lekarz stosował 4% możliwej terapii w nadziei na 64% szans na wyleczenie. Tak samo nie chcielibyśmy, aby pilot, z którym lecimy na wakacje stosował tylko część procedur niezbędnych dla bezpieczeństwa lotu!! Całe szczęście, że większość spraw życiowych ma, jakby na to nie patrzeć, mniejszy ciężar gatunkowy, a wybierając sobie zawód, też możemy zwracać uwagę na ten czynnik.
• ze względu na bardzo przeładowane programy w szkole i na wielu uczelniach, duża część populacji jest skutecznie wytresowana w poczuciu konieczności robienia różnych bezużytecznych rzeczy („bo tak trzeba”, albo „bo tak się robi”). W kontaktach z tego rodzaju ludźmi łatwo stać się celem różnych ataków, co warto uwzględnić dobierając sobie towarzystwo.
• jeśli rzeczywiście znajdziesz te 4% działań i skoncentrujesz się na nich, to stają się one „mission critical” i nie bardzo możesz sobie pozwolić na poważniejsze potknięcia. To wymaga czasem wbudowania pewnych redundancji, a co najmniej przewidzenia Planu B, dla każdego z nich. Jest to pewien dodatkowy nakład, ale przeważnie i tak opłaca się to bardziej, niż „Time Management”.

Tyle, w dużym uproszczeniu, na temat poruszony w tytule. Jak zwykle przypominam, że powyższe jest odbiciem moich subiektywnych doświadczeń i niekoniecznie pretenduje do miana „prawdy absolutnej”. Z drugiej strony, muszę przyznać, że zarówno mnie, jak i paru „podopiecznym” bardzo podobają się osiągane w ten sposób rezultaty.
Więc „Use your judgement!!”
Zapraszam do dyskusji w komentarzach