Pamiętacie, jak pisałem o stosowaniu Zasady Pareto w moim życiu. Ostatnio miałem taki dość typowy przypadek kiedy jej wykorzystanie było konieczne do osiągnięcia założonych rezultatów.

Podjąłem się zadania „przestawienia” całej ekipy sprzedażowej pewnego klienta na tzw. Consultative Selling. Normalnie przy średnio zaawansowanych sprzedawcach B2B (business-to-business) potrzeba na to w sumie 6 dni (nie wspominam tutaj o takim szkoleniu „top gun”, które trwało 8 dni, a którym tak zachwycał się Kuba :-)). Szkopuł w tym zadaniu polegał na tym, że klient pilnie potrzebował konkretnych rezultatów, chociaż z powodu niemożliwych do zmienienia okoliczności każdy uczestnik mógł otrzymać tylko 2 dni treningu! Dodajmy do tego fakt, że część tych ludzi była przez dwa lata szkolona przez jakąś, podobno renomowaną firmę, która uczyła ich sprzedawania „przez wyskamlanie” (w sprzedaży B2B!!!!!) a otrzymamy obraz trenerskiej „mission impossible” :-)

Ze względu na to, że chodziło o firmę, z którą od dawna współpracuję, a bezpośredni zleceniodawca, którego lubię i szanuję stanął na stanowisku „jeśli ktokolwiek może to osiągnąć, to ty” odrzucenie zadania raczej nie wchodziło w rachubę. Z drugiej strony przyjmując je położyłem na szalę moją nieskazitelną reputację jako „dostarczyciel rezultatów”, więc niepowodzenie całej akcji też nie było akceptowalną opcją :-)

Przy tak znacznym skróceniu czasu stojącego do dyspozycji nie pomoże żaden Time Management, GTD i tym podobne metody zarządzania koniecznościami. Tutaj posłużyłem się Zasadą Pareto. Zaakceptowałem fakt, że w dwa dni nie wyszkolimy perfekcyjnych sprzedawców i zamiast tego skoncentrowałem się na tych umiejętnościach, które opanowane przez uczestników dadzą możliwie największy wzrost ich wyników sprzedaży. Sprawa nie była trywialna, bo ze względu na szczupłość czasu to kluczowe „coś” musiało nie tylko ograniczyć się do stosunkowo niewielkiej części całości ale w dodatku zmieniało się w zależności od konkretnej grupy, czy nawet pojedynczego uczestnika.

W praktyce najpierw zastanowiłem się jakie zmiany w postawach i przekonaniach tych sprzedawców będą konieczne dla ich sukcesu. Na kształtowanie tych postaw (np. suwerenność w rozmowie z wysoko postawionym klientem) należało zadbać podczas całego szkolenia, niezależnie od aktualnie trenowanych zagadnień, co samo w sobie jest dość sporym wyzwaniem, bo często w takich przypadkach trzeba zmieniać utrwalone przez lata, mniej skuteczne wzorce.
Co do doboru samych zagadnień, to zadałem sobie pytanie: „jeśli mógłbym ich nauczyć tylko jednej rzeczy, to jaka praktyczna umiejętność (np. rozmowa z klientem korzystającym z usług konkurencji itp.) przyniosłaby największy efekt?”
Potem wypracowaliśmy i przetrenowali tę dziedzinę. Potem następne pytanie „jaka następna umiejętność przyniesie maksymalny przyrost skuteczności tych ludzi?” i oczywiście opanowanie jej. I tak dalej aż do ostatniej godziny szkolenia.

W rezultacie osiągnęliśmy maksimum tego, co można było zrobić i jestem pewien, że dla wszystkich zainteresowanych był to owocnie spędzony, choć intensywny czas, na którego wyniki nie trzeba będzie długo czekać.
Opisałem ten przypadek, bo w życiu biznesowym coraz częściej mamy do czynienia z tzw. problemem zbyt krótkiej kołdry. Jak byśmy nie kombinowali, to do wykonania pewnych zadań brakuje nam odpowiednich środków, ludzi lub czasu. Wielu, szczególnie początkujących managerów stresuje się niepotrzebnie taką sytuacją usiłując za wszelką cenę zrobić „wszystkiego po trochu”, co prowadzi do rozproszenia zasobów i mimo wysiłków często nie przynosi pożądanych wyników. W wielu wypadkach lepszym podejściem jest właśnie staranne ustalenie, co jest naprawdę najważniejsze a potem „uderzenie” z całym impetem, aby to osiągnąć. To możecie oczywiście zrobić tylko wtedy, jeśli Wasi przełożeni są bardziej zorientowani na rezultaty niż na procedury, ale takich szefów zawsze warto poszukać.

PS: Jeśli niektórzy z Was dziwili się, że od dwóch tygodni ograniczałem się tylko do odpowiadania na komentarze, to już teraz wiecie przy jakim projekcie byłem tak bardzo zaabsorbowany :-) Całe szczęście, że takie „akcje” robię tylko kilka razy w roku.

Zgodnie z obietnicą zajmiemy się teraz tym drugim narzędziem, które często uwalnia nas od konieczności wkładania wysiłku w przedsięwzięcia niekoniecznie posuwające nas do przodu.
Uprzedzam, że dla niektórych z Was, jak się głębiej zastanowicie nad tym, co przeczytacie poniżej, to wnioski mogą być kontrowersyjne, więc potraktujcie moją wypowiedź bardziej jako głos w dyskusji, niż jako prawdę absolutną :-)
Narzędzie sprowadza się do prostej wypowiedzi:

„Róbcie co chcecie, ale beze mnie”

O co w tym wszystkim chodzi?

W życiu otoczenie wielokrotnie zakłada a priori (najczęściej nie pytając nas o zdanie) naszą niejako automatyczną przynależność do różnych grup społecznych. Mam na myśli grupy od paczki nastolatków począwszy, na narodzie czy wspólnocie religijnej skończywszy. W oparciu o tę przynależność oczekuje się od nas określonego zachowania. Co ciekawe, wiele osób dość bezrefleksyjnie dopasowuje się do takich oczekiwań i w rezultacie podejmuje czasem działania, które niekoniecznie są dla nich najkorzystniejsze.
Kto z nas nie zna takiej sytuacji, kiedy np. uczestniczymy w imprezie rodzinnej, choć w głębi serca chętnie bylibyśmy gdzieś indziej? Albo kiedy robimy coś tylko dlatego, bo w danej grupie/warstwie społecznej „tak wypada”? I to nie tylko w sprawach codziennych, ale też podejmując ważne decyzje życiowe. Jeśli się nad tym zastanowimy, to może się okazać, że znajdziemy sporo takich przykładów.
Jak jeszcze rozpoznać, że nieświadomie gramy w gry, podczas których nie mamy nic cennego do wygrania? Dobrą wskazówką może też być nasze wewnętrzne poczucie dyskomfortu, czy wręcz irytacja przy robieniu różnych rzeczy. Społeczeństwo często uczy nas, że trzeba takie emocje stłumić, a przecież jest to bardzo ważna „lampka ostrzegawcza”, oznajmiająca nam że „właściwie robisz coś innego, niż chciałbyś”, względnie „prowadzisz życie odmienne od Twoich wyobrażeń”. OK, do końca szkoły średniej mieliśmy stosunkowo niewiele możliwości, aby skutecznie się od takich rzeczy „wywinąć”, ale potem, jeśli przejmiemy odpowiedzialność za nasze życie, to możemy prawie zawsze powiedzieć „Róbcie co chcecie, ale beze mnie”!! I dotyczy to niemal wszystkich zakresów tego co robimy.
Uwalniając się od takich konieczności uzyskujemy zazwyczaj mnóstwo czasu, energii i zapału, aby zająć się rzeczami, które naprawdę posuwają nas do przodu. Ja robię coś takiego rutynowo i bardzo pomaga mi to nie tylko żyć interesującym i urozmaiconym życiem, ale do tego jeszcze mieć możliwości, energię i środki, aby robić coś dobrego dla innych.

PS: Aby nie sprawiać fałszywego wrażenia, że piszący te słowa zawsze „wiedział lepiej” śpieszę z zapewnieniem, że ten opisywany powyżej błąd wystarczająco często sam popełniałem :-)

W jednym z komentarzy do postu „Czy jesteś w pętli czasu” Yves napisała:

„Kłopot w tym, że znać problem nie znaczy wcale rozwiązać problem. Do tego trzeba jeszcze sporo pracy, cierpliwości i przede wszystkim – umiejętności wstawania po każdej porażce. Ja w każdym razie staram się to robić, wstawać, nawet po nastym upadku (co zresztą jest ogromnie trudne, może najtrudniejsze, w pewnej chwili walka z chęcią pozostania na ziemi wymaga niemal heroizmu).”

Zgadzam się całkowicie z pierwszym zdaniem, bo o ile rozpoznanie problemu jest na ogół (pomijając jakieś wyjątkowo szczęśliwe przypadki) warunkiem koniecznym do jego rozwiązania, o tyle nie jest ono zazwyczaj warunkiem wystarczającym.
To drugie zdanie też opisuje prawdę, niemniej nie całą prawdę i na to chcę Wam teraz zwrócić uwagę. Istnieją jeszcze dwa narzędzia, które nie wymagają ciężkiej pracy, cierpliwości i czego tam jeszcze, a mimo tego są zbyt rzadko stosowane w praktyce.

Pierwsze sprowadza się do wypowiedzi: „Dziękuję, rezygnuję z tego. Nie jest mi to potrzebne”
Wymaga ono oczywiście dobrego rozeznania swoich prawdziwych potrzeb i oderwania się od tego, co wmówili nam inni ludzie.
Dziś rano przeczytałem na Onecie taką wypowiedź:

„Ważny jest dystans, ale także szczerość wobec samego siebie – dodaje aktor Marek Kondrat. – Ważne, by nie żyć w świecie iluzji, szczerze rozpoznać własne potrzeby, odkryć przyjemności, które nie tylko wprawiają nas w szampański humor, ale przede wszystkim dają poczucie spełnienia.”
i potem:

„– Przez długi czas powielałem rodzinny wzorzec, kolekcjonowałem kolejne role, kolejne dowody uznania. Nakręciłem sto filmów w ciągu 30 lat – przyznaje aktor. – Zdobyłem wiele, z pieniędzmi włącznie. Wpadłem jednak w pułapkę, miałem poczucie, że ciągle muszę coś udawać, powielać. Nagle zrozumiałem, że mam wszystko, ale nie czuję prawdziwego smaku życia. Żyłem w festiwalu sławy, ale jednocześnie w sztucznym świecie, w którym trzeba nieustająco komuś się podobać i z kimś rywalizować.”

Z dalszej części wypowiedzi wynika, że znalazł on w końcu to, co go naprawdę fascynuje (choć nie musi fascynować innych ludzi, np. mnie, ale to ostatnie jest całkowicie bez znaczenia). I o to właśnie chodzi, pytanie tylko, czy to dochodzenie do prawdziwego zadowolenia z życia musi odbywać się tak okrężną drogą (30 lat)? Pozwalam sobie na stwierdzenie, że nie, problem polega na tym, że pokolenia zarówno pana Marka, jak i mojego nikt nie uświadomił, że jest to niezmiernie ważne i zamiast tego indoktrynowano nas sprawami i potrzebami, które często były kontraproduktywne jeśli chodzi o osiągnięcie osobistego spełnienia.
Jeśli teraz młodsi Czytelnicy myślą, że czasy się zmieniły i mogą odetchnąć z ulgą, to zapraszam do świadomej analizy, czym np. dziś 6 stycznia 2007 zajmują się w Polsce prasa, telewizja, portale internetowe itp. oraz na ile te zagadnienia i potrzeby naprawdę mają cokolwiek wspólnego z Waszym osobistym szczęściem :-) To dość trudne ćwiczenie, niemniej niezmiernie pouczające i może skłonić Was do cennych przemyśleń.
Wracając do samej metody, stojąc przed problemem do rozwiązania warto zastanowić się, czy ja tego rozwiązania w ogóle potrzebuję do szczęścia. Jeśli nie, to odpowiedź jest prosta :-)
„Dziękuję, rezygnuję z tego. Nie jest mi to potrzebne”
Jeśli tak, to często chodzi tylko o środek do większego celu, warto wtedy zamiast walić głową o ścianę, poszukać jakiegoś skrótu lub alternatywy aby ten główny cel osiągnąć. Pamiętajcie: „szukajcie, a znajdziecie” :-)
To powiedziawszy podkreślam, że nie jest to metoda którą należy stosować zawsze, czasem w życiu trzeba się naprawdę do czegoś przyłożyć.
Pozwólcie, że o tym drugim narzędziu napiszę jutro, mamy tu dziś zbyt ładną pogodę na siedzenie przy komputerze.

PS: Kilka dni temu, na jednym z kanaryjskich targów uzyskałem spadek ceny pewnego towaru z 40 na 25 euro (i pewnie poszlibyśmy dalej) tylko mówiąc „Dziękuję, rezygnuję z tego. Nie jest mi to potrzebne”. Działa to zresztą nie tylko w takich miejscach (tzw. metoda niechętnego kupca)

PPS: Na kontynuację tematu zapraszam tutaj

Bellois wyraził w jednym z komentarzy powątpiewanie, czy Zasada Pareto rzeczywiście może być moim głównym systemem służącym do zarządzania czasem. Zgodnie z obietnicą opowiem jak ja to mniej więcej robię, może będzie to dla Was impulsem do przemyśleń. Oczywiście najpierw polecam uważną lekturę postu, w którym ta Zasada Pareto jest wspomniana, bo nie chcemy przecież się tutaj powtarzać.

Tak więc drogi Bellois, z pewnością nie uprawiam tego, co powszechnie nazywane jest Time Management, a w rzeczywistości jest próbą upchnięcia jak największej liczby zajęć w ograniczoną z natury ilość czasu. Naturalnie, że można w ten sposób zrobić więcej rzeczy, pytanie tylko, czy jest to najlepsza metoda do osiągnięcia sukcesu i zadowolenia w życiu. Osobiste doświadczenie życiowe pokazuje mi, że jest inna, dla mnie znacznie lepsza droga.
Droga ta polega na w miarę konsekwentnej eliminacji tego co nie przyczynia się do osiągania przez mnie moich celów (bądź też pożądanych stanów wewnętrznych :-)) Piszę „w miarę”, bo nie musi to być dokonywane z chirurgiczną dokładnością, wystarczy jeśli tego pozostawionego „tłuszczu” elementów zbędnych nie jest za dużo. Tutaj bardzo przydaje się właśnie stosowana podwójnie (4-64) Zasada Pareto.
Przy tej eliminacji w wypadku spraw osobistych na początku staram się:

• ustalić, o co mi tak naprawdę chodzi. Ten temat wart jest osobnego postu i chyba do niego w najbliższych dniach wrócimy w dziale „Rozwój Osobisty”, bo wbrew pozorom nie jest to sprawa prosta, a ma ogromny wpływ na osiąganą jakość życia
• rozważyć, jakie mam alternatywne metody osiągnięcia tego, co rzeczywiście chcę. Często okazuje się, że ta alternatywna metoda jest mniej kompleksowa, szybsza, tańsza, albo ma po prostu znacznie mniejszy współczynnik PITA.
• zastanowić, czy naprawdę mi na tym zależy. Czasem są to chwilowe zachcianki niewarte większych inwestycji z mojej strony :-)

W wypadku kontaktu z klientami robię podobnie, z tym że muszę się o te rzeczy dopytać, tutaj przydaje się podejście opisane w poście „Wiedza idomysły”

Już ten opisany powyżej prościutki proces pozwala, poprzez redukcję koniecznych aktywności i zaangażowanych zasobów na tak dużą oszczędność czasu, że używanie czegokolwiek innego niż kalendarz w Outlooku, czy nawet kawałek kartki :-) staje się zbędne, ale to jeszcze nie koniec.

Następnym decydującym krokiem jest wykonanie tego, co postanowiłeś. Tutaj cały trick polega na determinacji i całkowitej koncentracji na odpowiednim działaniu. Jestem dość leniwym człowiekiem, ale jeśli już coś poważniejszego robię, to angażuję w to całą moją energię i uwagę, bez żadnego przysłowiowego „ale”. Tutaj też mam wrażenie, że wielu ludzi robi to inaczej, czasem może dlatego, że są zbyt wyczerpani robieniem rzeczy, które tak naprawdę mogliby sobie darować.
Metaforycznie, można by to przedstawić w ten sposób: typowy Time Management to okładanie się po całych dniach szablami na polu bitwy w nadziei na doprowadzenie do rozstrzygnięcia, (trochę jak w czasach Pana Wołodyjowskiego). Moje podejście bardziej jest zbliżone do metod ninja: to bardzo staranne przygotowanie (zarówno jeśli chodzi o dobór celów, jak i rozwijanie własnych umiejętności „technik walki”), potem przyjęcie dobrej pozycji i końcu błyskawiczne działanie z pełnym zaangażowaniem siły używając bardzo skutecznych „narzędzi”. Rezultaty są tak przekonywujące, że nie trzeba walczyć codziennie :-)
Powyższe brzmi bardzo idealistycznie, niemniej jest do zrealizowania w rzeczywistości, czego dowodzi choćby moja praktyka zawodowa. Klienci mają swoje rezultaty szybciej i pewniej, a ja mam więcej czasu na, rozumiane w szerokim tego słowa znaczeniu, „doskonalenie rzemiosła” którym np. zajmuję się teraz na wyspach.
Tam gdzie jest słońce, tam jest i cień, więc dla pełnego obrazu spójrzmy na ograniczenia opisanego powyżej sposobu:

• pierwsze i oczywiste, to jest to, że nie należy go stosować w różnych sprawach dotyczących życia i śmierci. Nikt by nie chciał, aby leczący nas lekarz stosował 4% możliwej terapii w nadziei na 64% szans na wyleczenie. Tak samo nie chcielibyśmy, aby pilot, z którym lecimy na wakacje stosował tylko część procedur niezbędnych dla bezpieczeństwa lotu!! Całe szczęście, że większość spraw życiowych ma, jakby na to nie patrzeć, mniejszy ciężar gatunkowy, a wybierając sobie zawód, też możemy zwracać uwagę na ten czynnik.
• ze względu na bardzo przeładowane programy w szkole i na wielu uczelniach, duża część populacji jest skutecznie wytresowana w poczuciu konieczności robienia różnych bezużytecznych rzeczy („bo tak trzeba”, albo „bo tak się robi”). W kontaktach z tego rodzaju ludźmi łatwo stać się celem różnych ataków, co warto uwzględnić dobierając sobie towarzystwo.
• jeśli rzeczywiście znajdziesz te 4% działań i skoncentrujesz się na nich, to stają się one „mission critical” i nie bardzo możesz sobie pozwolić na poważniejsze potknięcia. To wymaga czasem wbudowania pewnych redundancji, a co najmniej przewidzenia Planu B, dla każdego z nich. Jest to pewien dodatkowy nakład, ale przeważnie i tak opłaca się to bardziej, niż „Time Management”.

Tyle, w dużym uproszczeniu, na temat poruszony w tytule. Jak zwykle przypominam, że powyższe jest odbiciem moich subiektywnych doświadczeń i niekoniecznie pretenduje do miana „prawdy absolutnej”. Z drugiej strony, muszę przyznać, że zarówno mnie, jak i paru „podopiecznym” bardzo podobają się osiągane w ten sposób rezultaty.
Więc „Use your judgement!!”
Zapraszam do dyskusji w komentarzach

Dziś opowiem Wam krótko o innym zastosowaniu zasady Pareto (20->80 a właściwie 10->50)

W ostatnich kilku dniach miałem „kreatywną blokadę” więc postanowiłem wykorzystać ten czas na coś mniej twórczego, niemniej przydatnego dla mojego rozwoju. Padło na mój „hiszpański”.Piszę w cudzysłowie, bo mimo, że staram się tutaj wyłącznie go używać, to jego znajomość jest u mnie tak naprawdę katastrofalna, przynajmniej jak na potrzeby człowieka, który lubi komunikować się w lokalnym języku. Postanowiłem więc coś z tym zrobić i zabrałem się do pracy w typowy dla mnie leniwy sposób. Po prostu wziąłem do ręki książkę (hiszpańskie tłumaczenie „The Partner” Grishama ) i zacząłem ją czytać (nie znając oryginału) i to w miarę możliwości bez sięgania po słownik. Tak naprawdę wystarczy, przynajmniej znając angielski, przełączyć umysł w tryb fuzzy logic i nie przejmując się, że rozumiemy na początku maksymalnie 10% słów po prostu czytać :-) Niezwykle interesująca gimnastyka dla szarych komórek!!
Tak czy inaczej, przeczytanie 478 stron zajęło mi trochę ponad dwa dni. Na początku bardzo „mniej czy więcej” (raczej mniej:-)) rozumiałem o co w ogóle chodzi, ale z biegiem czasu zarówno akcja, jak i znaczenie tego co czytałem stawały się coraz bardziej jasne. Zapewne nie „załapałem” sporej ilości różnych niuansów, niemniej starczyło na to, aby sprawiało mi to przyjemność. Jak będę miał znowu jakąś blokadę, to wezmę następny kryminał i z pewnością pójdzie mi już lepiej :-)
Polecam każdemu taką zabawę z językiem, którego dobrze nie znacie i to z kilku powodów:

• jest to szybki i bezbolesny sposób na znaczne rozszerzenie naszego repertuaru w nowym języku.
• jest to, jak już wspomniałem, bardzo dobre ćwiczenie naszej umiejętności kombinowania – przydatnej przecież w każdej dziedzinie życia
• szczególnie dla osób wytresowanych w konieczności mozolnego budowania wiedzy kamień po kamieniu, jest to dobry trening w zuchwałym podejściu do rzeczy nowych i szybkim wyłapywaniu kluczowych informacji.

Jeśli ktoś chciałby stosować to do nauki języka to mam jeszcze kilka zaleceń:

• Przede wszystkim nie zastąpi to konieczności mówienia i słuchania w tymże języku. Chcesz rozumieć tubylców (najtrudniejsza umiejętność) to słuchaj ich, a przynajmniej oglądaj filmy w odpowiedniej wersji językowej. Chcesz umieć mówić to… mów (ale odkrywcze! :-)).

• Najlepiej da się zastosować do języków, które nie mają dużej rozbieżności między pisownią a wymową (np. polski, hiszpański, włoski, niemiecki itp.)

Przy doborze książek do takiej zabawy warto kierować się następującymi wskazówkami

• – im mniej ambitna literatura, tym lepiej, bo
  a) używa prostszego języka który jest zbliżonego do mówionego
  b) łatwiej wyłapać o co chodzi :-)
  c) w kryminałach jest zazwyczaj sporo dialogów z próbkami mowy potocznej
• lepiej czytać tłumaczenia z innego języka, niż pozycje w oryginale (bo zazwyczaj są napisane trochę prostszym językiem)
• w miarę możliwości unikajcie pozycji archaicznych (jak np. Agatha Christie), bo chcemy przecież poznawać współczesny sposób wyrażania się.

Miał to być post o zastosowaniu zasady Pareto, a zrobił się o nauce języków. To chyba słońce i bezchmurne niebo nad głową przyczyniają sie do takiego dryfowania :-)
Abstrahując od wpływów atmosferycznych na moją osobę, to zachęcam Was do takiej zabawy. W dzisiejszych czasach elastyczny umysł, który potrafi zrobić coś z (prawie) niczego, umie znaleźć ogólny sens przy ogromnym niedoborze informacji to bezcenny atut, a to, co opisałem powyżej jest jednym z lepszych ćwiczeń, które znam.