Zgodnie z Waszym życzeniem zamieszam teraz krótką analizę odpowiedzi sklepu Befsztyk.pl wraz z komentarzem dlaczego uważam ją za bardzo dobrą.
Zacznijmy od początku:
“Dzień dobry Panu,”
To jest jasne :-)
„Przepraszam za opóźnienie w odpowiedzi, ale wczoraj nie pracowaliśmy”
Ja akurat nie potrzebowałem żadnych przeprosin, bo wiedziałem że było Święto Niepodległości.
Ktoś inny mógłby się doczepić twierdząc „Jak to, zamówienia przyjmujecie cały czas, a reklamacje nie?”
Dlatego ja w tym konkretnym przypadku darowałbym sobie całe to zdanie, ale użycie go nie klasyfikuję jako błąd

„Dziękujemy za maila, słowa uznania dla naszego sklepu oraz uwagi.”
Bardzo dobre posunięcie!! Na samym początku koncentrujemy się na tym, co nas łączy a nie co nas dzieli. Do tego mówimy klientowi, że jego uwagi są dla nas ważne i dziękujemy mu. Klient czuje się potraktowany serio, co w sumie daje lepsza atmosferę do dalszej rozmowy

„Rzeczywiście, jeśli otrzymał Pan od nas steki tak krzywo ukrojone, to jest
to niedopuszczalne.”
Taktycznie bardzo dobre pociągnięcie, w praktyce zrobione nie do końca optymalnie. Od razu mówimy klientowi, że nie będziemy z nim polemizować w kwestii czy uznać reklamacje czy też nie. To jest bardzo dobre, bo natychmiast zmniejsza napięcie i poziom agresji u większości klientów. Użycie mocnego słowa „niedopuszczalne” jest bardzo dobre, bo pokazujemy klientowi, że w tej kwestii myślimy tak samo jak on, a dodatkowo sugerujemy, że coś takiego nie przydarza nam się często.
Jedyna słabość tego zdania to forma „ jeśli otrzymał Pan od nas steki tak krzywo ukrojone” bo niektórzy klienci mogliby to odebrać jako powątpiewanie z naszej strony, czy taki fakt miał miejsce i wdać się w niepotrzebną dyskusję. Ja osobiście napisałbym: „Rzeczywiście sprzedanie Panu tak krzywo ukrojonych steków jest niedopuszczalne”, albo „Tak krzywe ukrojenie steków, jak tych sprzedanych Panu jest oczywiście niedopuszczalne”. Efekt ten sam a unikamy tego wspomnianego powyżej niebezpieczeństwa.

„Zazwyczaj przykładamy dużą wagę do tego aby były one krojone równo i o grubości ok. 2 cm, chyba że Klient życzy sobie inaczej.”

To jest dobre, bo pokazujemy klientowi, że na ten czynnik, który jest dla niego ważny (grubość steku) też zwracamy dużą uwagę. W ten sposób dodatkowo pokazujemy, że rozumiemy jego potrzeby i nawet mamy na to standardową procedurę. Używając zwrotu „chyba że Klient życzy sobie inaczej.” pokazujemy, że zawsze jesteśmy otwarci na jego indywidualne potrzeby, co dodatkowo poprawia atmosferę rozmowy.
„Jeśli zakupy z nierówno pokrojonymi stekami robił Pan w środę to mogło się tak zdarzyć na skutek dość silnego oblężenia naszego sklepu przez Klientów. Krojenie steków należy do zadań naszych rzeźników, ale w środę mogło się zdarzyć tak, że z pośpiechu zostały one Panu pokrojone przez którąś z naszych ekspedientek.”
To jest niezłe wyjaśnienie jak mogło do tego dojść, że otrzymałem towar, z którego nie byłem zadowolony. Zwróćcie uwagę, że nie ma tutaj żadnych usprawiedliwień lub zaprzeczania lecz jedynie neutralnie przedstawiony jest najbardziej prawdopodobny scenariusz jak do tego doszło. Tak jest dobrze.

„Po przeczytaniu Pana maila zwróciłem uwagę
pracownikom, aby coś takiego się już nie powtórzyło i aby krojenie steków
było zawsze przekazywane chłopakom.”
Bardzo dobre! Sygnalizuje natychmiastowe podjęcie akcji, aby przypadek klienta już się nie powtórzył. Dodatkowo dowartościowuje klienta (bo potraktowaliśmy jego sprawę bardzo serio) i pozytywnie wpływa na atmosferę dalszej rozmowy. Użycie określenia „chłopakom” sugeruje małą rodzinna firmę, gdzie każdy klient jest traktowany jak człowiek, a nie jak numer. Doskonale!

„Stąd mam nadzieję, że więcej Pana w tak
przykry sposób nie zaskoczymy.”

Dobry pomysł, gorsze wykonanie :-)
Nadzieja w biznesie jest słabym substytutem właściwego planowania i wykonania, dlatego lepiej tego słowa w sytuacjach biznesowych nie używać. Użycie słów „w tak przykry sposób nie zaskoczymy.” wyciąga znowu przykrość klienta „na tapetę”, o której to on mógł już w międzyczasie zapomnieć.
Ja bym napisał np. „ W ten sposób zapewnimy, że w przyszłości będzie Pan otrzymywał steki przycięte zgodnie z Pana życzeniem”
Widzicie różnicę?
Końcówka znów jest bardzo dobra:
„Jeszcze raz dziękujemy za maila i życzliwość z niego płynącą. Chcielibyśmy
się Panu jakoś zrewanżować, dlatego proszę o maila przed Pana następnymi
zakupami z informacją kiedy Pan będzie. Ukroimy Panu gratisowego steka z
naszej najlepszej wołowiny:)
Z wyrazami szacunku,
Łukasz Prokopowicz
Befsztyk.pl””

Podziękowania brzmią szczerze i adekwatnie, klientowi proponuje się też jakąś formę rekompensaty za niedogodności.
Ja, ze względu na chęć opublikowania całej sprawy na blogu nie mogłem tej oferty przyjąć, ale sam gest był miły.

Tyle krótkiej analizy, może komuś się przyda :-)
Jeżeli macie jakiekolwiek pytania lub uwagi to jak zwykle zapraszam do komentarzy

Tutaj możesz pobrać wersję dźwiękową (kliknij na link prawym klawiszem myszy, a potem na “Zapisz element docelowy jako…”)