Dziś wyjatkowo to ja zwracam się do Was o wsparcie mnie Waszymi doświadczeniami i kontaktami. Przy okazji poniższy tekst może przydać się komuś pracującemu podobnie do mnie, jako lista potencjalnych wymagań w stosunku do takiego usługodawcy.
Jak widać z tytułu szukam nowego biura rachunkowego
Zacznijmy od opisu mnie jako klienta. Jako taki jestem całkowicie bezproblemowy bo:
- prowadzę bardzo prosty biznes nie wymagający skomplikowanych interpretacji prawa
- ceniąc sobie spokój nie robię żadnych kombinacji podatkowych
- pracy ze mną jest bardzo niewiele – np. w całym 1 kwartale 2011 zaksięgowano u mnie w KPiR jakieś 40 pozycji i to jest dość typowa ilość
- rozliczam się z fiskusem kwartalnie i płacę PIT liniowy 19%
- mimo tego niewielkiego nakładu pracy skłonny jestem płacić standardową warszawską stawkę pod warunkiem, że wszystko funkcjonuje bez zarzutu
- płacę „z automatu” zleceniem stałym
W zamian oczekuję solidności, terminowości i informowania mnie na czas o zmianach przepisów
To okazało sie być zbyt wiele dla mojego dotychczasowego biura (kiedyś może opiszę Wam serię niewiarygodnych wpadek), więc jeśli znacie z własnego doświadczenia jakieś dobre, to proszę o informacje na maila. Jeżeli ten post czyta ktoś z takiego biura podatkowego, to też zapraszam do napisania do mnie.
Jakie są moje wymagania w stosunku do biura podatkowego zwanego dalej „Biurem”:
- ze względu na moje podróże korespondencja pomiędzy mną a biurem powinna odbywać się mailem. Biuro wyznaczy z imienia i nazwiska pracownika zajmującego się tymi kontaktami. Biuro zapewnia iż w wypadku choroby lub urlopu tego pracownika ktoś (wyznaczony z imienia i nazwiska) będzie się tą korespondencją zajmował
- Biuro otrzymuje ode mnie numer telefonu, pod którym w wypadkach pilnych (czysto teoretycznych) jestem osiągalny gdziekolwiek przebywam na świecie
- Biuro przekazuje mi co miesiąc mailem wydruki zaksięgowanych transakcji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, rejestrze zakupów i rejestrze sprzedaży oraz zestawienia do rozliczenia podatku dochodowego z kpir . Umożliwia to kontrolę czy zaksiegowano wszystkie dokumenty
- Biuro odpowiednio wcześnie informuje mnie o wysokości należnych zaliczek na podatek dochodowy i stanu rozliczenia vat tj. czy mamy do zapłaty, czy jest nadwyżka naliczonego nad należnym. Dobrym rozwiązaniem jest skan deklaracji z potwierdzeniem dostarczenia do właściwego US przesłany mi mailem.
- Biuro musi poinformować przed podaniem wysokości zaliczek na podatek dochodowy i vat, które faktury zostały uznane, a których nie zaksięgowano i dlaczego. Na bieżąco powinno współpracować i informować mnie o możliwych kosztach i sposobie ich rozliczenia.
- Biuro przejmuje ode mnie wszelkie kontakty z urzędami (US, ZUS, GUS itp.) w zakresie spraw związanych z bieżącą działalnością jak i rejestracją zmian w działalności firmy, adresów oraz zmian zwiazanych z rejestracjami w US.
- O podjętych działaniach jestem informowany mailem poprzez np. przesłanie skanów złożonych pism wraz z potwierdzeniem przekazania do własciwego urzędu.
- Biuro raz na 2 tygodnie otrzymuje ode mnie skany faktur do zaksięgowania mailem, oryginały są dosyłane pocztą lub kurierem podczas moich bytności w Warszawie. Biuro potwierdza otrzymanie każdego takiego maila krótkim mailem zwrotnym („OK” wystarczy :-)), a po otrzymaniu oryginałów potwierdza zgodność ilości dokumentów dostarczonych w skanach i w oryginałach.
- Ze względu na moje podróże i charakter działalności (kontakty z klientami maja miejsce albo u nich, albo w miejscach publicznych) nie utrzymuję własnego biura i chętnie skorzystam z ewentualnej możliwości zarejestrowania firmy na adres biura rachunkowego, co znacznie uprościłoby dostarczanie pewnych dokumentów (np. faktury za telefon, wyciągi bankowe itp.). W takim przypadku oczywiście podlegać to będzie dodatkowej opłacie, którą chętnie uiszczę . Brak możliwości takiej rejestracji adresu nie dyskwalifikuje biura rachunkowego, rozwiążemy to w inny sposób.
To właściwie wszystko. Na pierwszy rzut oka może się zdawać sporo, ale mówimy tutaj o kliencie dostarczającym zaledwie kilkanaście pozycji do zaksięgowania miesięcznie. Jak mówią Amerykanie jest to „easy money” dla usługodawcy a do tego jeśli takie biuro będzie działać dobrze to chętnie zarekomenduję je tutaj na blogu. To, patrząc na doświadczenia sklepu „Befsztyk” może okazać się bardziej wartościowe, niż płacone przeze mnie honoraria :-)
Tak więc jesli znacie jakieś dobre, to napiszcie do mnie na adres:
pisząc w temacie maila „Biuro rachunkowe”
Dziękuję bardzo za informacje z Waszej strony!
PS: Oczywiście mógłbym pójść do jakiejś renomowanej firmy :-) Nie robię tego z następujących powodów:
- wolę pracować z mniejszymi, ale zaangażowanymi partnerami
- coraz więcej osób pracuje podobnie jak ja jako freelancers, podróżując po świecie. Ten post może być wskazówką na co zwracać uwagę angażując biuro rachunkowe
PPS: Konkretne propozycje prosze na maila, bo inaczej zrobi nam się tutaj tablica ogłoszeń :-)
W komentarzach proszę o wszelkie uwagi merytoryczne i pytania
Szybko poszło :-)
Mam już 2 propozycje za które dziękuję, ale oczywiście czekam na następne.
Jak wrócę do Warszawy to zacznę rozmawiać z kwalifikującymi się potencjalnymi usługodawcami.
Pozdrawiam
Alex
Czy możemy po wszystkim poprosić o listę „kandydatów”? Pomysłów nie brakuje, działalność się rozszerza na nowe ciekawe pola :) i także powoli dochodzę do momentu przesiadki do kogoś bardziej elastycznego względem potrzeb klienta. A wiadomo, że lepiej nie robić tego „na ostatnią chwilę” ;)
pozdrawiam
Na początek chciałbym się przywitać –
Dzień Dobry!
(a raczje o tej porze to Dobry Wieczór)!
Jest to mój pierwszy wpis tutaj.
Zaglądam i czytam blog od ponad roku i żałuję że tak późno go odkryłem.
Wracając do tematu dzisiejszego wpisu – jestem właśnie a etapie przygotowywania się do otwarcia własnego biura rachunkowego i taka lista wymagań przedstawiona przez Alexa jest mi bardzo pomocna – coś podobnego chcę zaoferować klientom a tutaj jest lista wymagań sprecyzowana. Na pewno takie wymagania uwzględnię. Ale nie o tym chciałem pisać – tylko o przyczynie takiego stanu rzeczy, czyli dlaczego część biur rachunkowych nie jest przygotowana i nawet nie chce obsługiwać takich klientów. Dobre biuro rachunkowe tylko w pierwszym okresie swojej działalności cierpi na brak klientów – jeśli jest naprawdę dobre to jak już wgryzie się w rynek to raczej cierpi na nadmiar klientów i nie jest zainteresowana świadczeniem „dodatkowych” niestandardowych usług czyli wszystkich innych czynności poza typowym zaksięgowaniem dokumentów i obliczeniem podatków i skł. zus. – czyli znacznej części tego co wymaga Alex. Dlatego rezygnują z obsługi takiego klienta bo w zamian mogą przyjąć innego bez dodatkowej pracy. Przyczynę tego upatruję w tym, że znaczna część właścicieli biur rachunkowych to ludzie z pokolenia 50 i już nie interesują się nowymi formami komunikacji i wymiany informacji z klientem lub ich po prostu nie doceniają, wolą tradycyjną metodę czyli dostarcznie dokuentów do biura w formie papierowej. Drugą część stanowią młodzi ludzie znający i korzystający ze wszystkich dobrodziejstw współczesnej techniki ale często z niezbyt dużym doświadczeniem podatkowo-księgowym. Dlatego też liczba biur przygotowanych i chętnych do takiej współpracy a do tego z doświadczeniem jest stosunkowo niewielka. Tak to wygląda w mojej okolicy czyli w mieście gdzie działa ok 30 biur rachunkowych. Teoretycznie biura w większych miastach a zwłaszcza w Warszawie powinny być gotowe do takiej obsługi klientów ale jak pokazuje dzisiejszy wpis nie zawsze.
Bardzo chętnie bym przeczytał o wpadkach biura o których wspominasz Aleksie na początku wpisu – zawsze lepiej uczyć się na cudzych błędach niż własnych.
Z mojego punktu widzenia taki klient jak Alex to rzeczywiście “easy money” i bardzo wartościowy klient w dodatku nie stawiający wg mnie jakichś wygórowanych wymagań wobec biura.
Pozdrawiam
Jarek
Witaj na naszym blogu :-)
Cieszę się, że ta lista będzie Ci pomocna w definiowaniu Twojej unikalnej oferty dla klientów. Szczególnie kiedy zaczynamy nowy biznes ważne jest aby wystarczająco zróżnicować się od istniejącej konkurencji. Ja to też robię cały czas :-)
Piszesz: „część biur rachunkowych nie jest przygotowana i nawet nie chce obsługiwać takich klientów „
a potem o dobrych biurach „Dlatego rezygnują z obsługi takiego klienta bo w zamian mogą przyjąć innego bez dodatkowej pracy. „
Sęk w tym, że u mnie naprawdę jest bardzo mało pracy :-) a do tego jestem typowym „kichaczem” jeśli wszystko działa dobrze, patrz http://alexba.eu/2007-07-08/rozwoj-kariera-praca/marketing-wirusowy-twojej-osoby/
Poza tym, jak sam wspomniałeś nie mam jakiś nierozsądnych wymagań. Sprawdziłem to z kilkoma fachowcami, niestety nie działajacymi w pobliżu Warszawy.
Wpadek tamtej firmy na razie nie chce opisywać, jeśli wszystko pójdzie dobrze (na co mam nadzieję), to wyliczę je nie podając o jaką firmę chodzi. Jeśli nie, to….. :-)
Pozdrawiam
Alex
Witam,
Alexie, widząc temat, że poszukujesz biura rachunkowego, przypomniał mi się wpis (http://alexba.eu/2008-12-29/tematy-rozne/reemigracja/) w którym „chwaliłeś” się, jak znalazłeś kancelarie podatkową.
Czy to o nią chodzi?
Po prostu jestem ciekaw, czy zawiodła ocena kooperanta, czy coś innego…
Witaj Alexie,
Czy możesz już napisać coś więcej na temat nieudanej współpracy z poprzednim biurem rachunkowym (nie podając nazwy). Twój blog czyta wielu przedsiębiorców i wydaje mi się, że nie tylko dla mnie tego typu doświadczenia były by cenne.
Pozdrawiam i życzę pomyślności w każdej dziedzinie życia :)
Alexie,
Przyłączam się do próśb poprzedników – czy znalazłeś już nowe biuro księgowe w Warszawie które możesz polecić, bo znajomy akurat szuka?
Witam,
przyznam szczerze, że dopiero dziś znalazłam to interesujące miejsce jakim jest Blog Alexa.
Dlaczego dopiero dziś? Pewnie dlatego, że dopiero dziś szukałam :)
Jeszcze rok temu nie zrozumiałabym pewnie nawet małej części z tego co pisze Alex, ale na szczęście spotkałam kogoś kto pokazał mi inną drogę życia. Cieszę sie niezmiernie, że takich ludzi jest więcej, bo dzięki Wam wiele można się nauczyć i zrozumieć. Moje życie uległo zmianie o 180 stopni i jestem z tego dumna.
Od dwóch lat jestem też właścicielką biura rachunkowego i chciałam Wam powiedzieć, że dla mnie wymagania jakie ma Alex to….standard jaki biuro mieć powinno. Nie oferuję jeszcze klientom ostatniego punktu z listy Alexa, ale cała reszta to zwykły pakiet usług jakie mój klient ma zapewniony.
Dlaczego inne biura tego nie oferują? Pewnie z tego samego powodu z jakiego nigdy nie trafią na tą stronę.
Pozdrawiam cieplutko :)