Katarzyna Latek podesłała mi ostatnio komentarz do naszej dyskusji o tym jak często rozmawiać z pracownikiem. Ponieważ zawierał on sporo osobistych obserwacji osoby, która ma o czym pisać, zaproponowałem aby zrobić z tego post gościnny, właśnie takim rezultatom poświęcony. Zapraszam tych, którzy mają osobiste doświadczenia w tym zakresie do podzielenia się z nami, a wszystkich do zadawania pytań, jeśli chcecie wiedzieć coś więcej.
_________________________________________________________________

Witajcie,

Inspiracją do tego postu stała się bardzo ciekawa dyskusja, jaka rozgorzała na poście autorstwa Alexa: Jak często rozmawiać jeden-na jeden z pracownikiem.
Dyskusja o tyle ciekawa, że poddawała w wątpliwość mody, którymi próbuje się nas przysłowiowo karmić, bez refleksji i zastanowienia, czy faktycznie jest to propozycja dla nas i do wykorzystania w celu uzyskania biznesowych wyników.

Postanowiłam podzielić się z Wami moim praktycznym doświadczeniem z tego tematu oraz wnioskami z tych doświadczeń. Szanuje bardzo teoretyczne rozważania, niemniej jednak
praktyczne doświadczenia to jest to, na czym wszyscy się uczymy. Jest to oczywiście mała część, którą starałam się opisać jak najbardziej rzeczowo i zrozumiale.

A. Doświadczenie młodego menedżera- korporacja nr 1 (dopiero zaczynałam )
Przyjęłam wyzwanie poprowadzenia młodego zespołu sprzedaży u lidera a rynku TSL.
Z uwagi, iż byłam awansowana będąc wcześniej członkiem tego zespołu, doskonale znałam mocne i słabe strony każdego z pracowników. Wykorzystałam tą wiedzę, do pracy z zespołem jako menedżer. Mój bezpośredni przełożony nie wspierał mnie uznając, że sama powinnam wybrać rodzaj zarządzania. Dał mi przysłowiową „wolną rękę”.
Co zrobiłam?

1. wspierałam pracowników w tym, w czym byli po prostu dobrzy – wtedy, kiedy była taka potrzeba mieli otwarte drzwi do mnie,
2. spotkania były tylko wtedy, kiedy sam zespół miał taką potrzebę, bo trzeba było omówić temat wspólnie lub nowego klienta, bez odpytywania i rozmów o bieżącej pracy,
3. postawiłam na samodzielność i pracę zespołową –przychodzili tylko wtedy jak sami nie mogli rozwiązać problemu,
4. doceniałam na forum zespołu sukcesy, na spotkaniach kadry zarzucającej wskazywałam na osiągnięcia konkretnych osób.

Efekty
Wyniki sprzedaży zaskoczyły Zarząd i mnie samą. Zespół w krótkim okresie nie tylko zwiększył sprzedaż o ponad 50% ale także zauważono zwiększenie pewności siebi i samodzielności w pracy poszczególnych członków zespołu.

B. Doświadczenie z zarządzania młodymi artystami
Grupa młodych ludzi poprosiła mnie, abym poprowadziła ich przy wyreżyserowaniu przedstawienia na ogólnopolskie spotkania teatralne. Grupa była pełna zapału, niezdyscyplinowana, niektórzy próbowali dyskredytować pozostałych.
Co zrobiłam?

1. na początku ustaliłam zasady wspólnej pracy, harmonogram prób i zasady obowiązujące podczas prób,
2. zostały określone role wraz z obowiązkami,
3. wspólnie zaprojektowaliśmy przedstawienie wraz z dokonaniem potrzebnych  modyfikacji.

Na próbach byłam bardzo konsekwentna i zdarzało się dyscyplinująca. Nie mieliśmy czasu na tracenie go, na bowiem terminu spotkań teatralnych nie można byłoby przesunąć :-)  Finalnie w grupie zostały te osoby, które faktycznie chciały zaangażować się w to działanie, dwie bez żalu odeszły.
Efekty
Przedstawienie dostało wyróżnienie za reżyserię i scenografię. Grupa nagrodę przekazała na moje ręce.

C. Doświadczenie menedżerskie- korporacja 2 (po 8 latach pracy)
Pracując w dużej korporacji zajmowałam się projektami rozwojowymi dla pracowników kilku szczebli w strukturze. Jeden z projektów objął osoby odpowiedzialne za rozwój w poszczególnych Oddziałach terenowych. Moim zadaniem było takie wsparcie tych osób, aby w sposób samodzielny i profesjonalny potrafiły:
– zaplanować skuteczne szkolenia w podległym sobie terenie,
– badać potrzeby rozwojowe pracowników,
– być wsparciem dla pracowników przy realizacji zadań w obszarze obsługi Klienta,
– prowadzić szkolenia miękkie w sposób skuteczny (efekty zauważalne np. w badaniach Mystery Call).
Co zrobiłam?

1. uznałam na początku doświadczenie merytoryczne tych osób (dopiero, co weszłam do tej organizacji),
2. zaproponowałam program rozwojowy zbudowany z 4 warsztatów (realizacja w ciągu 1 roku)- program zawierał część rozwojową, (aby każdy mógł sprawdzić, w jaką stronę chce pójść), część merytoryczną z obszaru obsługi Klienta (narzędzia i techniki do wykorzystania w codziennej pracy), część z zarządzania, (w jaki sposób zarządzać swoją pracą i swoim rozwojem, aby móc zarządzać w tym obszarze innymi),
3. zaoferowałam swoje wsparcie i doradztwo w projektach prowadzonych przez nich.

Efekty
Program rozwojowy został zrealizowany. Część pracowników bardzo rozwinęła się w obszarze własnego rozwoju z czasem prowadząc własne projekty w swoim obszarze, byli też i tacy, którzy zmienili pion wybierając inną drogę zawodową. Wśród tej grupy kilka osób okazało się mocnymi również w obszarze trenerskim. Jakość obsługi Klienta w większości Oddziałów zauważalnie wzrosła, co potwierdziły badania i wskaźniki. Kilka osób zaprosiłam do realizowanego przeze mnie projektu rozwojowego dla średniej kadry zarządzającej jako współtworzących i współrealizujących program. Na poziomie głównego Biura przeprowadzony audyt z zaproponowanych działań oraz osiągniętych wyników ocenił Biuro najwyżej w skali całej Spółki.

D. Doświadczenie menedżerskie – korporacja 2 –zespół ze złą reputacją
Po wielu rozmowach i dyskusjach z przełożonym podjęłam się wyzwania polegającego na poprowadzeniu zespołu o bardzo złej reputacji w organizacji i bardzo niskich kompetencjach (wyniki DC wszystkich osób w zespole, opinie menedżerów, opinia bezpośredniego przełożonego tego zespołu oraz byłych przełożonych). Moje główne obawy przed podjęciem wyzwania związane były z bardzo dużą różnicą poziomów kompetencyjnych pomiędzy mną a zespołem, która mówiła mi, że bardzo trudno będzie mi wykonać ambitne zadania, o których myślałam i o których mówił mi mój przełożony. Nie bez znaczenia była tu też rozmowa z konsultantem po DC, który wskazał mi możliwe konsekwencje mojej pozytywnej decyzji.
Podjęłam się wyzwania w oparciu o oczekiwania mojego przełożonego, który chciał, aby:
– odbywały się cykliczne spotkania, na których omawiana jest bieżąca praca, nowe inicjatywy
– odbywały się indywidualne spotkania pomiędzy mną a poszczególnymi pracownikami, w
celu podniesienia poziomu kompetencji
– pochylać się nad każdym problemem i zgłoszoną sugestią bez pomijania kogokolwiek
-zachęcać do uczestnictwa w szkoleniach (podsyłanie programów szkoleń itp.)
Co zrobiłam?

1. prowadziłam cykliczne spotkania z zespołem, gdzie omawiana była bieżąca praca oraz nowe inicjatywy
2. prowadziłam indywidualne spotkania z poszczególnymi pracownikami (dotyczyły konkretnych spraw, problemów wewnątrz zespołu itp.),
3. gdy tylko byłam na miejscu miałam zawsze tzw. otwarte drzwi, czyli można było przyjść do mnie z każdym tematem,
4. zaproponowałam osobie, która miała ambicję na awans, na 3 –miesięczny program rozwoju  (w zamierzeniach osoba ta, miała być moim sukcesorem)
5. podsyłałam informację o szkoleniach i inicjatywach rozwojowych, w celu skorzystania z nich
6. chwaliłam na forum za każde dodatkowe działanie lub nową propozycję

Mój przełożony przekazywał mi systematycznie pozytywną informację zwrotną o podejmowanych przeze mnie powyższych działaniach.

Efekty
Zdawać by się mogło, że taki sposób komunikacji i spotkań, przyniesie konkretne efekty, a stało się inaczej.
Poza jedną osobą, żadna z pozostałych osób nie podniosła swoich kompetencji (wyniki oceny po 6 miesiącach). U prawie wszystkich osób wystąpił spadek motywacji do pracy i zaangażowania w zadania. Moja ocena przez przełożonego była bardzo wysoka (4- 5 punkty), zaś ocena mojej pracy przez podwładnych była od 2,5 do 3 punktów. Poza 2 osobami, które skorzystały ze szkoleń (własna inicjatywa!) reszta nie była nawet na jednym szkoleniu (!).

Jako menedżer poniosłam porażkę na tym polu. Zbytnie przysłowiowe „pochylanie się” nad pracownikami, zamiast bardziej wytężonej pracy przy realizacji zadań przyniosły odwrotny efekt. W tym konkretnym przypadku ani takie spotkania, ani podarowana możliwość rozwoju własnych kompetencji nie zostały dobrze przyjęte. Co więcej spowodowały, że pracownicy pozorowali zadowolenie z danych możliwości, podczas, gdy rzeczywiście nie wykonali żadnych działań w obszarze rozwoju. Nie bez znaczenia był też fakt, że podejmowane przez mnie działania wzmacniał mój przełożony.

Krótkie podsumowanie powyższych doświadczeń

Za każdym razem, kiedy przyjdzie Wam do głowy zastosowanie modelu cyklicznych spotkań, indywidualnych rozmów z pracownikami i chęci coachowania pracowników w systemie cyklicznym,  odpowiedzcie sobie na następujące pytania:
– jaki jest Wasz cel pracy na danym stanowisku?
– jakich wyników oczekuje od Was organizacja?
– jakie rady możecie przyjąć od przełożonego, a jakie nie, w zakresie komunikacji?
– czy Wasz przełożony będzie wspierał Wasze działania czy raczej sabotował je?
– jaki macie zespół i co jest celem pracy Waszego zespołu?
– w jaki sposób chcecie pogodzić role menedżera z rolą coacha?
– jakie konsekwencje mogą Was spotkać, gdy model ten nie przyniesie efektów?

Dopiero po odpowiedzi sobie na te pytania, (szczerych odpowiedzi) wybierzcie model komunikacji z pracownikami taki, aby:

1. był skuteczny pod względem biznesowym bądź realizacji konkretnego zadania,
2. był dobry dla Was (szacujmy potencjalne konsekwencje dla nas),
3. był odpowiedni dla pracowników (właściwy do poziomu i motywacji ludzi).

Nie zawsze to, co możemy zaoferować innym, jest tym, czego oni potrzebują.

Zachęcam Was do podzielenia się Waszymi doświadczeniami praktycznymi i do dyskusji

Z pozdrowieniami
Katarzyna Latek

_________________________________________________________________

Katarzyna Latek: Menedżer, trener zarządzania, rozwoju i uczenia się, Coach ICC. Odpowiedzialna za rozwój kadr w dużej firmie zatrudniającej kilkanaście tysięcy pracowników. Nieustanna :-) zwolenniczka choreoterapii, od roku doktorantka na Akademii Koźmińskiego.

W jednym z komentarzy do poprzedniego postu TesTeq powołując się na Manager Tools postawił tezę, że manager powinien odbywać cotygodniowe półgodzinne one-to-one z pracownikiem, cytuję:

„Potrzebna jest cotygodniowa 30-minutowa rozmowa na trzy tematy:

– 10 Mins For Them
– 10 Mins For You
– 10 Mins For Career/Growth/Development ”

No cóż, o ile faktem jest, że tradycyjna ocena roczna/półroczna to o wiele za mało bezpośredniego kontaktu manager-pracownik, o tyle rozwiązanie proponowane przez TesTeq uważam za bardzo niepraktyczne, chyba że mówimy o jakimś urzędzie, albo o firmie, która jak wiele polskich monopoli nie stoi w obliczy ostrej walki konkurencyjnej

Praktyka polegająca na półgodzinnej indywidualnej rozmowie z każdym pracownikiem i to do tego co tydzień brzmi w teorii bardzo pięknie, niemniej ma parę istotnych wad:

• zakłada, że np. 10 osobowy dział może sobie pozwolić na regularne wyjmowanie co miesiąc 20 godzin pracy, które nie będą bezpośrednio spożytkowane na wykonanie zadań, do których został powołany, plus co najmniej 20 godzin pracy managera (na same rozmowy, o odpowiednim przygotowaniu do nich już nie wspominam). Wiele czołowych firm na tyle zredukowało zatrudnienie (w poszukiwaniu efektywności i shareholder value), że ludzie są „zarobieni” od rana do wieczora i perspektywa cotygodniowego trzymania sie za rączki z managerem jest dla obydwu stron absurdalna, tym bardziej że w wielu wypadkach całkowicie niepotrzebna, o czym napisze poniżej
• nie bierze pod uwagę, że w niektórych przypadkach (np konsultanci SAP) mówimy o konkretnych kosztach, kiedy zamiast wysłać takiego specjalistę do klienta (i wystawić fakturę) trzymamy go na cotygodniowej rozmowie w firmie. Mówię tutaj nie o tym ile taki konsultant zarabia, ale o tym za ile firma wystawia za niego fakturę klientowi. Jeżeli mamy kilka takich teamów i dodamy całkowity koszt w ciągu roku, to pojawi się pytanie, czy taki sam rezultat nie można osiągnąć taniej (można :-))
• nie bierze pod uwagę faktu, że dziś wiele osób nie pracuje w biurze, lecz często w terenie i ten teren czasem może oznaczać drugi koniec świata. Niektórzy ludzie pracują miesiącami nawet na innych kontynentach i cotygodniowe one-to-one z nimi oznaczałoby duże  trudności natury logistycznej
• i wreszcie last but not least takie cotygodniowe one-to-one z każdym pracownikiem w wypadku dobrych teamów sa niepotrzebne

Zastanówmy się przez chwilę dlaczego niepotrzebne:

• wielu managerów stosuje politykę otwartych drzwi, co w połączeniu z management by walking around  pozwala na omówienie problematycznych kwestii wtedy, kiedy się pojawiają bez konieczności sztywnego ustalania cotygodniowych terminów jeden na jeden.
• jeżeli chodzi o o planowanie rozwoju i kariery, to całkowicie wystarcza okres półroczny, wszystko poniżej to będą doraźne działania, a nie o to przecież chodzi
• w dobrych firmach pojawia się coraz silniejsza tendencja do tworzenia samozarządzających się zespołów (nawiasem mówiąc tworzenie takich na wysokich szczeblach jest jedną z moich specjalności). Taki team wiele rzeczy załatwia pomiędzy sobą, bez konieczności angażowania managera, bezpośredni feedback i presja grupy wystarczają. To tego służą spotkania zespołu.
• naprawdę dobrzy pracownicy działają (w miarę możliwości) jak firma w firmie, sami bardzo dobrze dbając o „zlecenia”, „klientów” i własny rozwój. Managera potrzebują w wypadku spraw „grubszych” lub awaryjnych, a nie do cotygodniowego rozmawiania o karierze i rozwoju. Mam kilka takich (bardzo zajętych) osób przed oczami, i jeśli manager zaproponowałby im cotygodniowe one-to-one to co najmniej dziwnie by na niego spojrzeli :-)

Tyle rozważań na szybko napisanych przez praktyka, kto regularnie musi dostarczać rezultatów w kilku porządnych firmach i pracuje z bardzo dobrymi ludźmi. Możecie mieć inne doświadczenia i dlatego zapraszam do dyskusji w komentarzach a sam na par godzin udaję się na plażę :-)
Gypsy Time ma swoje prawa :-)

Ostatnio w Berlinie miałem life coaching z pewnym obiecującym młodym człowiekiem, który oprócz biegłej znajomości 4 języków (w tym chińskiego) i dużego doświadczenia w międzynarodowym biznesie jest zapalonym tancerzem tango, jednym z tych tancerzy, którzy potrafią przetańczyć całą noc wędrując z jednej milonga do drugiej.

W trakcie naszej rozmowy w którymś momencie powiedziałem mu, że mam taką zasadę, która mówi: „Każdy człowiek, który zadał sobie trudu aby wejść ze mną w pozytywną interakcję powinien na tym być „do przodu””.

Na to mój rozmówca stwierdził : „Wiesz, u nas w tango jest też taka zasada, że podczas tych dziesięciu minut, kiedy tańczysz z jedną partnerką starasz się, aby było to dla niej przyjemne przeżycie. Wszystko jedno, czy dobrze do siebie pasujecie, czy też nie całkiem, czy styl tańca drugiej osoby Ci leży, czy też nie, przez te dziesięć minut starasz się zrobić z tego przyjemne przeżycie dla drugiej strony„

Pomyślałem sobie, że kiedyś zalecałem Wam rzucanie w życie innych ludzi promienia słońca. Oczywiście cały czas zachęcam Was gorąco do robienia tego!  Zdają sobie jednak sprawę, że takie postępowanie wymaga pewnego minimum proaktywności i uwagi na to co się dzieje wokoło. W naszym, czasem zabieganym życiu nie zawsze jesteśmy do tego zdolni. Dlatego proponuję Wam coś jeszcze prostszego, a mianowicie zastosowanie tej zasady tanga w codziennym życiu, w stosunku do ludzi, z którymi tak czy inaczej macie jakieś interakcje.

I tak:

• Jeżeli macie z kimś interakcję w biznesie, to oprócz rzeczowego załatwienia nawet trudnej sprawy starajcie się, aby Wasza rozmowa była dla drugiej strony w miarę przyjemna. W normalnej praktyce biznesowej jest mnóstwo ludzi, którzy zatruwają Waszemu rozmówcy czas, zróbcie tę pozytywną różnicę.
• Jeśli wdajecie się w pogawędkę ze znajomym, lub nieznajomym, to też aktywnie starajcie się, aby pozostawiła ona na rozmówcy miłe wrażenie. To ogranicza nam możliwości wylewania naszych żalów na innych, ale tego i tak nie powinniście robić.
• Jeżeli załatwiacie coś w urzędzie, hotelu lub sklepie, to też aktywnie zadbajcie o to, aby kontakt z Wami był dla drugiej osoby miłym epizodem, nawet jeżeli mówimy o zestresowanej kasjerce w hipermarkecie
• Jeżeli idziecie z kimś do łóżka, wszystko jedno czy z wielkiej miłości, czysto hedonistycznych pobudek, czy też powodów leżących gdzieś pomiędzy, to zadbajcie o to, aby dla partnera/partnerki było to naprawdę przyjemne przeżycie (w tym przypadku mam nadzieję, że dłuższe  niż 10 minut :-)). To właściwie powinno być zrozumiałe samo przez się, ale np. słyszałem od wielu kobiet wręcz  niewiarygodnie brzmiące historie o facetach typu „wejść-dojść-wyjść”.

To wszystko jest bardzo proste i dziwię się, że wiele osób tego nie robi. Napisałem ten post z egoistycznych pobudek, bo odkąd przeniosłem się do Polski jeszcze bardziej mi zależy na tym, aby atmosfera różnych codziennych zdarzeń z innymi ludźmi była sympatyczna. To na razie w kraju nie wygląda jeszcze najlepiej, ale jest już postęp. Przyśpieszmy go, dając na co dzień dobry przykład. Poza tym, jest to łatwy sposób, aby pozytywnie się wyróżnić. Zachęcam!!

Dziś przypomnijmy sobie dwa podejścia do działań innowacyjnych. Ci, dla których to, co napiszę poniżej jest oczywiste zechcą mi wybaczyć, niemniej zanim pójdziemy dalej muszę mieć pewność, że wszyscy Czytelnicy znają te koncepcje.

Generalnie mamy dwa podejścia do kwestii innowacji:

1) Tradycyjne europejskie podejście, polegające na tym, że dużym nakładem pracy i środków finansowych, przez długi okres czasu wypracowujemy jakieś rozwiązanie, które powinno przynieść bardzo dużą różnicę w stosunku do istniejących.
Zaletą tego podejścia to przede wszystkim możliwość stworzenia czegoś zupełnie nowego i przełomowego

Wad jest kilka:

• spory nakład czasu i środków finansowych podnosi ryzyko w wypadku niepowodzenia takiego działania, lub obrania dla niego chybionego kierunku
• wymaganie takiego dużego nakładu utrudnia przekonanie decydentów do konieczności udostępnienia odpowiednich zasobów
• długi okres pracy nad taką innowacją przynosi ryzyko zniechęcenia i wypalenia ludzi biorących w przedsięwzięciu
• ten sam długi okres powoduje, że w międzyczasie pracujemy przy pomocy starego rozwiązania, które niekoniecznie odpowiada już stanowi techniki, oczekiwaniom klientów itp.
• ten sam długi okres przynosi ryzyko, iż podczas kiedy my będziemy w połowie inwestycji gwałtowne zmiany w otoczeniu uczynią przygotowaną zmianę nieadekwatną lub wręcz bezsensowną.

2) Pochodzący z kultury japońskiej Kaizen, polegający (w dużym uproszczeniu) na ciągłym wprowadzaniu niewielkich ulepszeń istniejącego rozwiązania.Te zmiany wprowadzamy permanentnie, jak najczęściej. Prowadzi to do nieustającego, stopniowego (inkrementalnego) poprawiania naszych metod działania czy produktu, co kumulując się przez dłuższy okres czasu też może prowadzić do bardzo dużych zmian
Zalety tego podejścia to:

• niewielki koszt takiej zmiany powoduje, że związane z nią ryzyko jest znacznie mniejsze i w związku z tym można śmiało trochę poeksperymentować
• ze względu na powyższe łatwo przekonać decydentów do udostępnienia nam zasobów niezbędnych do wprowadzenia takiej zmiany
• szybko widać rezultaty, co pozytywnie wpływa na motywację :-)
• możemy szybko dopasowywać nasz produkt/usługę/sposób robienia czegoś do zmieniających się wymagań i okoliczności

Podstawowa wada to…… jak zapewne domyślacie się :-), raczej nie da się w ten sposób stworzyć czegoś zupełnie nowego i przełomowego.

Która z metod jest lepsza? To zależy :-)

Problem polega na tym, że w bardzo wielu przypadkach, zarówno w sprawach biznesowych jak i osobistych wielu ludzi działa tak, jakby istniała tylko metoda dużych inwestycji. Sprawami życia prywatnego zajmiemy się w następnym poście, dziś proponuję zastanowić się nad błędami, które popełniamy w praktyce zawodowej.

Ilu młodych przedsiębiorców ma wyobrażenie, że trzeba zacząć od „porządnej” firmy, z biurem, meblami, porządnym samochodem i ew. pracownikami? Takie wyobrażenia to jeden z największych „zabójców” młodych startupów. Moje pierwsze oficjalne przedsięwzięcie (software w Austrii) rozpocząłem w sypialni wynajmowanego mieszkania a na pierwsze wizyty u potencjalnych klientów jeździłem taksówkami (bo mój zardzewiały i poobijany samochód był za mało reprezentacyjny) :-)

Podobnie dyskutując z młodymi managerami i pracownikami w firmach często spotykam się ze zdaniem, że tylko duża zmiana (restrukturyzacja, nowy system komputerowy itp.) zmieniłaby sytuację.  Taki sposób postrzegania często przesłania widok na proste i nieskomplikowane usprawnienia, których regularna implementacja przyniosłaby duże korzyści, właśnie przez kumulowanie się ich efektów.

Dziś, czy chcemy czy nie, stoimy na progu poważnej recesji, a to oznacza, że aby odnieść sukces, a często po prostu przetrwać nie możemy prowadzić naszego biznesu tak jak dotąd.

Z jednej strony oznacza to, że innowacyjność będzie bardzo w cenie, z drugiej znaczne ograniczenia w dostępnych zasobach i niechęć ponoszenia dużego ryzyka przez decydentów. W takiej sytuacji podejście kaizen może umożliwić nam  jakiekolwiek działania innowacyjne, a to czasem wystarczy, aby uzyskać przewagę nad konkurencją. I konkurencja w tym znaczeniu to niekoniecznie tylko inna firma, bo nawet we własnej będziemy mieli wielu chętnych do coraz bardziej ograniczonych zasobów.

I jeszcze jedno, nie dajcie się zmylić faktowi, że kaizen najpierw został zaimplementowany w firmach produkcyjnych. Sam w latach 90 w Niemczech byłem jednym z 11 ludzi, którzy wprowadzali kaizen w sporej (ponad 1000 zakładów) sieci firm handlowo-usługowych i dawało to obiecujące rezultaty. Co prawda ze względu na mentalność Polaków trochę czarno widzę wprowadzanie klasycznego kaizen u nas, ale przecież jest zasada Pareto :-) Te 20% często wystarczy!
Pomyślcie, jak możecie to zrobić w Waszej praktyce.
PS: O zastosowaniach w życiu prywatnym porozmawiamy sobie następnym razem.

Wybaczcie drodzy Czytelnicy moją nieobecność na blogu, spowodowaną tygodniowym zaangażowaniem się w bardzo interesujące, a jednocześnie absorbujące działania na rzecz moich klientów. Dobrą wiadomością niech będzie fakt, że do co najmniej 20 stycznia był to ostatni taki blok pracy, czas przecież na „gypsy time„. To oznacza między innymi, że znów będę więcej pisał na blogu. Dziś zacznijmy od małego, niemniej ważnego postu o kolejności posunięć przy istotnych zmianach warunków prowadzenia działalności, szczególnie jeśli te zmiany dotyczą istniejącego prawa.

Czasem, w różnych krajach i branżach pojawia się ni stąd ni zowąd  prawo, które drastycznie zmienia sposób, w jaki wolno Ci prowadzić działania biznesowe. Nieraz jest to taki typowy „Czarny Łabędź„, który inicjuje intensywne poszukiwania rozwiązań przez firmy, których dana zmiana dotyczy i budzi wiele obaw w  ich pracownikach.

Całe szczęście taka zmiana, to nie tylko zagrożenie dla wszystkich uczestników gry, ale też doskonała okazja, aby wykorzystać ją do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Ten, kto pierwszy skutecznie  się zaadoptuje, ten znacznie zwiększa swoje szanse na sukces!
Dość często w takich przypadkach przyjmuje się nieoptymalną kolejność i zakres poszczególnych kroków, a mianowicie:

1. Zatrudnia się wyspecjalizowaną w branży kancelarię prawną, która przygotowuje ekspertyzę odpowiadającą na pytanie co w nowej sytuacji firmie i jej pracownikom wolno robić
2. Na podstawie tej ekspertyzy firma (najczęściej management) wypracowuje nowe metody i reguły postępowania, które następnie wprowadza w życie

Takie podejście jest dość powszechne i ma tę poważną wadę, że czyni prawników pomysłodawcami nowych rozwiązań, bo pracownicy firmy są potem ukierunkowani tylko na to, co według tych doradców wolno im robić. Ci pierwsi zaś, nawet jeśli chodzi o bardzo dobrą kancelarię, nigdy nie będą mieli takiego rozeznania w tym, co można by zrobić, jak ludzie faktycznie wykonujący daną pracę. To w rezultacie znacznie ogranicza różnorodność i innowacyjność wypracowanych sposobów, a co za tym idzie zmniejsza szanse na uzyskanie przewagi nad walczącą z tym samym wyzwaniem konkurencją.

Znacznie lepszą metodą jest następująca:

1. Pytasz najlepszych prawników na jakich Cię stać czego w świetle nowego prawa absolutnie nie wolno Ci robić
2. Informacje uzyskane od prawników wykorzystujesz jako „mapy” w których miejscach znajdują się niebezpieczne miny, na których możesz wylecieć w powietrze. Z tą wiedzą idziesz do pracowników i managerów faktycznie wykonujących daną pracę z zadaniem „wymyślcie co w nowej sytuacji teoretycznie można by zrobić unikając tych niebezpiecznych pułapek na które wskazali prawnicy”. Z tymi ludźmi robisz porządny brainstorming nie blokując żadnych, nawet pozornie najbardziej zwariowanych idei
3. Z rezultatami tego brainstormingu idziesz do prawników i pytasz „przy których z metod postępowania zaproponowanych przez moich pracowników możesz mnie wybronić, jeśli dojdzie do jakiegoś procesu?”
   Jak chcesz, aby prawnicy rzeczywiście zasłużyli na swoje honoraria :-) możesz dodać „w przypadku tych metod, przy których nie będziesz w stanie nas wybronić co możemy w nich zmienić, aby stało się to możliwe?”

W ten sposób na ogół dochodzisz do większej ilości znacznie bardziej innowacyjnych rozwiązań, a to może oznaczać Twoje być albo nie być na rynku.

Sama metoda niekoniecznie ma zastosowanie tylko w wypadku dużych firm, dla przykładu sam przy jej zastosowaniu dopracowałem się już kilka razy kluczowych rozwiązań, zaczynając od mojej austriackiej firmy informatycznej, której teoretycznie według ówczesnych regulacji w ogóle nie wolno mi było prowadzić (a prowadziłem całkiem legalnie), poprzez kilka innych (legalnych!!) przypadków o których nie chcę się tu teraz rozpisywać :-) :-)
Zachęcam do własnych przemyśleń, ważne jest abyście przy pracy nad takimi problemami pamiętali:

• Angażujcie możliwie najbardziej kompetentnych doradców – to niekoniecznie muszą być najbardziej znani celebryci (przepraszam za to słowo, chwilowo nie przychodzi mi lepsze do głowy) danej profesji
• Unikajcie nadmiernego ryzyka, przy którym możecie stracić życie bądź majątek
• I jak zwykle „use your judgement” :-)

Wszystkim Wam życzę powodzenia w takich sytuacjach!

Ten temat czekał już dość długo na rozwinięcie, dziś pod wpływem  dyskusji pod innym postem jestem zmotywowany aby się za to zabrać :-)

Czasem słuchając wypowiedzi innych ludzi mam wrażenie, że zbyt dużo naoglądali się filmów Pasikowskiego, czy Tarantino, oraz niektórych programów polskiej telewizji. Przy takich źródłach wiedzy o świecie łatwo dojść do wniosku, że przeklinanie jest najnormalniejszą rzeczą pod słońcem i np. używanie „kurwa” jako znacznika zaangażowanie emocjonalnego, albo „dupa” w różnych przypadkach dla oceniania czegoś lub kogoś pokazuje jacy jesteśmy dobrzy. Nic bardziej błędnego!!! Na stanowiskach „galerniczych” (obejmijących też pewien poziom managementu) może to ujść płazem, ale powyżej pewnego poziomu zarządzania (i dochodów) podejście takie może okazać się prawdziwą blokadą w Waszej dalszej karierze. W latach 90 było nieco inaczej i może stąd pochodzi takie przekonanie, że wszystko wolno, ale teraz w dobrych firmach mamy zupełnie inną sytuację. Pracując dość długo w branży i mając wieloletnie kontakty z klientami widzę w jak wielu przypadkach możliwości dalszego atrakcyjnego awansu na wysokie stanowiska lądują na rafach tylko i wyłącznie dlatego, że wiadomo iż kandydat od czasu do czasu wyraża się jak osoba pozbawiona elementarnej ogłady. I nawet jeśli na obecnym stanowisku dostarczacie dobrych wyników, to w wielu wypadkach Wam nie pomoże! W tym wszystkim  niekoniecznie chodzi tylko o tzw. kulturę danej osoby.

Dodatkowe rozważania stanowiące „gwoździe do trumny” kandydata to:

• jeśli ktoś przeklina, to pokazuje światu, że potrzebuje znaleźć upust dla swoich gwałtownych negatywnych emocji. Gwałtowne negatywne emocje to nie jest to, co dobra firma chciałaby mieć np. u swoich członków zarządu lub wyższego managementu. To jest duży minus, który w warunkach silnej konkurencji może okazać się zabójczy dla dalszej kariery
• jeśli ktoś używa określeń typu „do dupy”, to pokazuje że nie potrafi dawać konstruktywnego feedbacku a przy okazji może demotywować wartościowych, ale wrażliwych na takie sformułowania pracowników. Mając do wyboru kilku kandydatów na dane stanowisko świadomy pracodawca raczej uzna to za spory minus, który też może zablokować nam możliwość awansu

Dodajmy do tego jeszcze jedno przemyślenie, a mianowicie, że ludzi decydujących o Waszym awansie na dowolne już stanowisko (a więc niekoniecznie zarząd, czy top management) możemy podzielić na dwie grupy:

• tacy, którzy tolerują wyrażenia wywodzące się z dolin społecznych proletariatu miast i wsi
• tacy, którzy tego nie tolerują

W tym drugim wypadku zostaniecie „odstrzeleni” na dzień dobry, bo rekruterzy to też tylko ludzie poddający się pewnym emocjom. Naprawdę warto?
To, co powyżej napisałem nie występuje we wszystkich firmach czy rozważaniach o awansie wewnętrznym, niemniej byłem wystarczającą często świadkiem podejmowania decyzji o tym ostatnim, aby móc z czystym sumieniem powiedzieć „uważajcie na takie rzeczy”!! Szkoda, abyście przez takie niuanse językowe sami pozbawiali się istotnych sposobności pójścia do przodu. Znacie Efekt Motyla, tutaj często pojawia się on w bardzo niekorzystnej dla Was postaci.

PS: To, co napisałem dotyczy oczywiście też naszych wypowiedzi w internecie, bo Google zadba o to, aby nie zaginęły :-)
Lepiej żeby ta wyszukiwarka była Waszym przyjacielem, bo dzisiaj prawie każdy poważniejszy pracodawca sprowadzi co tam można o Was znaleźć

Natknąłem się ostatnio na bardzo interesujący wywiad i zapraszam Was na zapoznanie się z jego zawartością. Dla niecierpliwych najpierw krótkie streszczenie.

Amerykańska firma Zappos  ( ok miliard USD przychodu w 2008, ponad 1600 pracowników) ma bardzo niezwykły sposób rekrutowania nowych pracowników. Już cały „tradycyjny” proces rekrutacyjny nakierowany jest na sprawdzenie, czy kandydat oprócz niezbędnej wiedzy ma odpowiednie nastawienie do kwestii właściwego podejścia do klienta (co jest elementem, który ma wyróżnić firmę na rynku). To jest pierwszy etap, sam w sobie jeszcze nic niezwykłego. Ciekawa rzecz dzieje się z tymi kandydatami, którzy zostali zakwalifikowani, gdyż niezależnie od stanowiska każdy z nich przechodzi czterotygodniowy trening, podczas którego przy pełnych poborach zapoznaje się on nie tylko ze strategią i kulturą przedsiębiorstwa, ale też z jego wyjątkowym podejściem do klientów. Mniej więcej po pierwszym tygodniu takiego szkolenia każdy nowy pracownik dostaje propozycję, aby przerwać trening i zrezygnować z pracy w firmie. W takim przypadku otrzymuje on nie tylko pełną wypłatę za dotychczasowy okres, ale też bonus w wysokości 1000 USD!! Doświadczenie wykazuje, że ok 10% przyjętych pracowników przyjmuje tę ofertę.

Jaki jest sens tego postępowania? Kierownictwo firmy doszło do wniosku, że dla jej sukcesu krytycznym jest posiadanie pracowników, którzy są naprawdę zdecydowani, aby pracować u nich i praktykować na codzień kulturę totalnego skoncentrowania się na zadowoleniu klienta. W takim wypadku zapłacenie 1000 USD za stwierdzenie faktu, że ktoś mimo przejścia przez rekrutację nie jest całym sercem z ich filozofią biznesu jest niewielką ceną w porównaniu z szeroko rozumianymi kosztami, które mogłoby to spowodować później.

Oczywiście, to jest Ameryka i nie wymagam od nikogo skopiowania tego w Polsce (choć właściwie czemu by nie :-))

Zastanówmy się więc przynajmniej nad następującymi kwestiami:

• jeżeli jesteśmy managerami, to na ile zależy nam na to, aby pracowali z nami ludzie, którzy robią to nie z braku innych alternatyw, lecz z głębokiego przekonania że tak jest dla nich najlepiej?
• jeżeli nie zależy nam na tym, to nie narzekajmy, że jesteśmy poganiaczami niewolników na kolejnej galerze!!
• jeśli nam zależy, to co robimy, aby rekrutować właśnie takich pracowników z zaangażowaniem? Jakie mamy metody, aby to sprawdzić?
• jeżeli nam zależy, to co robimy, aby tacy kandydaci w ogóle rozważali staranie się o pracę u nas?
• jeżeli mamy już takich pracowników, to co robimy aby podtrzymać to ich zaangażowanie (zaniedbania w tym zakresie to ciężki grzech wielu firm!!!)
• i z zupełnie innej beczki: wielu, szczególnie młodszych mężczyzn i kobiet stara się „zdobyć” tego wymarzonego partnera a potem jak najszybciej go „zaklepać”. Co by było, gdybyśmy przed ostatecznym związaniem się z taką osobą zaproponowali jej pewnego rodzaju „nagrodę” za zostawienie nas?? To brzmi pozornie absurdalnie, ale ja na przykład nie wiązałbym się z osobą, która nie chce być ze mną z całym sercem i przekonaniem. Za dużo potem komplikacji i zmarnowanego czasu!!

Tyle nasuwających się pytań, zapraszam Was do przemyśleń i podzielenia się z nimi w komentarzach

Ostatnio zastanawiałem się, jak często ludzie w swojej komunikacji kierują ją do niewłaściwego adresata.
Typowe przypadki to:

1. pracownik, który ma problemy z przełożonym rozmawia na ten temat (narzekając) z kolegami i rodziną
2. przełożony, który ma problemy z pracownikiem rozmawia na ten temat (narzekając) z innymi przełożonymi lub rodziną
3. Kowalska mająca problem z partnerem dyskutuje ten temat (narzekając) z przyjaciółkami, psychoterapeutą lub kochankiem (ciężki błąd, nigdy nie obarczaj kochanka Twoimi problemami z innymi facetami)
4. Kowalski mający problem z partnerką rozmawia na ten temat z kolegami przy piwie, psychoterapeutą lub kochanką (ciężki błąd, nigdy nie obarczaj kochanki Twoimi problemami z innymi kobietami)

Takie rzeczy ciągle możemy obserwować wokół nas (o ile oczywiście nie żyjemy w kręgu praca-telewizor). Z praktycznego punktu widzenia nie mają one sensu, bo poza chwilową ulgą psychiczną i ewentualnie teoretycznym „zrozumieniem problemu” nie posuwa nas to ani odrobinę dalej.
W powyższych przypadkach znacznie lepsze byłyby następujące rozwiązania:

ad 1) Porozmawiaj otwarcie z przełożonym. Jeśli to nie przyniesie skutku, to zaproponuj wspólną rozmowę z przełożonym tego przełożonego. Jeśli to nie da skutku to zmień pracę albo wewnątrz firmy, albo poza nią
ad 2) Porozmawiaj otwarcie z podwładnym i postaraj się „ubić” z nim jakiś obopólnie korzystny interes (nie używaj „corporate bullshit”!!). Jeśli to nie da trwałego skutku, to pomyśl o wymianie tego podwładnego
ad 3) Porozmawiaj otwarcie z partnerem, jeśli to nie da trwałego rezultatu, a sprawa jest poważniejsza to rozstań się z nim. Twoje ewentualne „męczeństwo” długofalowo nie przysłuży się ani Tobie, ani innym. Jak mówią Niemcy „Lepszy bolesny koniec niż ból bez końca”
ad 4) Porozmawiaj otwarcie z partnerką, jeśli to nie da trwałego rezultatu, a sprawa jest poważniejsza, to rozstań się z nią. „Trwanie” w związku na siłę, lub „dla idei” jest bezsensowne, bo ilość Twoich dni na tej planecie jest policzona. Jak powyżej „Lepiej bolesny koniec, niż ból bez końca”

Gdyby większość ludzi przynajmniej rozważyła powyższe punkty, to zapewne mielibyśmy wokół nas mniej nieszczęśliwych, sfrustrowanych bliźnich. Zanalizujcie, jak to wygląda w Waszym przypadku i w razie czego przemyślcie co można zrobić. Oczywiście działacie na własną odpowiedzialność, więc unikajcie zbyt pochopnych decyzji
Innym wartym uwagi przypadkiem fałszywego adresata jest załatwianie spraw na nieodpowiednim szczeblu. Mamy tutaj dwa przypadki:

1. Próba załatwienia czegoś na szczeblu, który nie ma kompetencji do podjęcia korzystnej dla nas decyzji
2. Próba załatwienia czegoś na szczeblu znacznie wyższym niż byłby konieczny

Działanie w tym pierwszym przypadku jest bezsensowne i oznacza marnotrawstwo czasu naszego i tej drugiej osoby
Działanie w przypadku drugim niekoniecznie doprowadzi nas do celu, a prawie na pewno popsuje nam relacje z tymi, których „przeskoczyliśmy” zwracając się wysoko.
Generalna zasada brzmi więc: „Załatwiajmy sprawy na tak niskim szczeblu, jak tylko to jest możliwe, ale nie niżej”

Niezależnie od przekonań religijnych warto też zwrócić uwagę na przykazanie „Nie wzywaj Imienia Bożego nadaremnie”. Czyż to nie jest rozsądny nakaz załatwiania większości spraw na niższych instancjach?

Zapraszam do dyskusji w komentarzach

Muszę przyznać, że kiedy swojego czasu prasa polska rozpisywała się o firmach z Indii wkraczających do Polski i otwierających tutaj centra offshoringowe, do tego zachwycając się tym faktem to odczułem pewne zniecierpliwienie (delikatnie mówiąc).

Z całym szacunkiem dla Hindusów, zacząłem się zastanawiać czy oni mają coś takiego, czego nie mają Polacy. Na szybko przyszły mi do głowy następujące czynniki:

• umiejętności fachowe – gdyby Polacy ich nie mieli, to żadna obca firma nie zakładałaby tutaj swoich ośrodków, więc nie to jest problemem.
• umiejętności managerskie – trochę w Polsce leżą (ciągle jeszcze zdarzają się „managerowie” twierdzący, że każdego dewelopera można zastąpić skończoną ilością tanich studentów i tym podobne „kwiatki”). Z drugiej strony znam dość sporo polskich managerów, którzy potrafią zestawić i prowadzić zespoły złożone z wybitnych ludzi. To nie powinno więc stanowić poważniejszej przeszkody.
• dostęp do kapitału – wielu dobrych ludzi zaczynało karierę w dużych koncernach i tam nabyli całkowicie fałszywego wyobrażenia jak wystartować własną firmę i jakiego kapitału naprawdę do tego potrzeba. Rzeczywistość pokazuje, że w wielu przypadkach robiąc to inteligentnie można zacząć dysponując o wiele mniejszymi środkami. Magiczne słowo tutaj to bootstrapping, polecam każdemu lekturę doskonałego (i bezpłatnego) ebooka „Bootstrapper’s Bible” Setha Godina. To więc też jest do przeskoczenia.
• kontakty z potencjalnymi klientami – tu może być pewien problem, bo według mojego stanu wiedzy, polskie uczelnie na ogół nie uczą studentów skutecznego nawiązywania relacji biznesowych, sprzedających prezentacji, czy też odpowiednich umiejętności negocjacyjnych. Teoretyczne wykłady na ten temat, często oparte na przestarzałej wiedzy książkowej i „mniemanologii” osób często nie mających praktycznego kontaktu z dzisiejszym biznesem robią tu więcej szkody niż pożytku. To jest poważny handicap z którym trzeba coś zrobić jeśli nie chcemy być tylko mrówkami robotnicami różnych egzotycznych obcokrajowców (przeciwko którym oczywiście nic nie mam).
• poczucie własnej wartości – to jest często bardzo duży problem, bo w polskiej kulturze jesteśmy od dzieciństwa kondycjonowani na to, że jako jednostki jesteśmy mniej warci, że są inni „lepsi”, „szlachetniejsi”. To się zaczyna już w szkole (chyba że w międzyczasie zaszła jakaś rewolucyjna zmiana) i kontynuuje poprzez cały proces edukacji i niestety często dalej w życiu zawodowym. Znam dość wielu bardzo dobrych młodych ludzi, którzy nie tylko nie wierzą w swoje prawdziwe możliwości, ale co gorsza permanentnie „sprzedają się” grubo poniżej swojej własnej wartości. To jest duży minus, jeśli chcesz zaczynać jakiś rozsądny biznes.
• mobilność i gotowość podejmowania rozsądnego ryzyka – też mamy minus, bo wielu bardzo dobrych ludzi przykutych jest do mieszkań w blokach, które  kupili za kredyty na 30 lat. Do tego dochodzi swojego rodzaju piętnowanie ludzi, którym nie powiodły się jakieś przedsięwzięcia. Przez to wiele osób podświadomie wybiera te pozornie całkiem bezpieczne, a przez to mało obiecujące drogi życiowe.

Tak więc jak widać, nie mamy w społeczeństwie jakiś nieusuwalnych przeszkód stojących na drodze do tworzenia małych, zwinnych firm, zwłaszcza w branży IT. Po co nam Hindusi? Co można zrobić, aby i u nas powstawało znacznie więcej startupów inicjowanych przez licznych przecież, bardzo zdolnych Polaków? Co ja mogę zrobić?

Dziś, po całodziennym szkoleniu udałem się do pewnej restauracji na kolację. Jedzenie było bardzo dobre, obsługa też.

Jedyne co mi przeszkodziło to identyfikator na koszuli obsługującego nas sympatycznego młodego człowieka (wybaczcie jakość tego zdjęcia):

Warto powiedzieć, iż ten kelner obsługiwał nas bez zarzutu, bardzo sprawnie i z uśmiechem na ustach (to jest prawdziwe oblicze nowej Polski, w przeciwieństwie do tych dinozaurów i plastikowych postaci, które widać po włączeniu telewizora). Na moje pytanie za co w takim razie z góry przeprasza odpowiedział, że to szef kazał mu nosić taki napis.

Jaką informację o sobie przekazuje manager nakazujący początkującemu pracownikowi noszenie takiego napisu?

Możliwości jest kilka:

• temu człowiekowi zdarzyło się w przeszłości wyrekrutować paru całkowitych idiotów i takie przekonanie o uczących się pracownikach pozostało mu do końca życia – przypadek dla terapeuty
• dodatkowo, biorąc pod uwagę fakt, że nie tylko ten młody kelner, ale cały personel restauracji był sprawny, szybki i miły to taki manager nie ma pojęcia co się dzieje w restauracji, za którą odpowiada – przypadek dla HR
• jest to sieciowa restauracja, więc może jest to wymysł jakiegoś mądrali z centrali

Jeśli macie jakieś inne hipotezy to zapraszam do komentarzy.

To co mnie w tym wszystkim boli, to obserwowany fakt, że wielu młodych ludzi na samym początku ich kariery zawodowej pozbawianych jest w różny sposób motywacji do pracy. Jednym każe się, podobnie jak bohaterowi dzisiejszego postu, przepraszać że żyją, innym wmawia się na „profesjonalnych szkoleniach„, że mają upokarzać się przed klientem, a jest to ciąg dalszy procesu łamania poczucia własnej wartości i szacunku do samego siebie, które mają miejsce w szkole i na wielu tzw. „uczelniach wyższych” (tam gdzie kadra i personel lekceważy studentów i traktuje ich jak ludzi gorszej kategorii).

Młodzi Czytelnicy, nie dajcie się!!!!