Dziś porozmawiajmy o ważnym narzędziu, które przez większość ludzi jest o wiele za rzadko stosowane i to z poważną szkodą dla rezultatów osiąganych przez nich w życiu.
Narzędzie to nazywa się Double check i polega na tym, że po sprawdzeniu czegoś sprawdzasz to ponownie, najlepiej przez kogoś innego, a jeśli to niemożliwe lub niepraktyczne to robisz to sam, ale w taki sposób, jakby nie było wcale tej pierwszej kontroli.
Takie podejście do ważniejszych spraw jest zupełnie normalne w wielu dziedzinach, nawet niekoniecznie tak egzotycznych jak astronautyka czy lotnictwo.
Dla przykładu jak będziecie kiedyś wykupywać receptę w aptece, to zobaczcie dokładnie jak robi to farmaceutka. Najpierw zgodnie z receptą wyszukuje ona odpowiednie leki i kładzie na swojej ladzie. Potem bierze zazwyczaj receptę do ręki i wydaje Ci poszczególne pozycje ponownie czytając nazwę każdego leku zarówno na pudełku jak i na recepcie. To jest właśnie double check minimalizujący ryzyko omyłkowego wydania Ci zamiast właściwego leku czegoś, co może Ci poważnie zaszkodzić. Podobnie robi się przy przyrządzaniu leków czytając nazwę składnika zarówno przy pobieraniu go z półki, jak i przy odstawianiu z powrotem.
Ja nauczyłem się stosowania double check podczas moich lat spędzonych na jachcie żaglowym. Tam pominięcie lub niewłaściwe zrobienie czegoś w trakcie np. prac konserwacyjnych lub nawigacji mogło mieć bardzo poważne konsekwencje aż do utraty życia włącznie, więc żartów nie było.
Stosowanie double check weszło mi wtedy w krew i potem uchroniło od wielu niepotrzebnych komplikacji.
Tym bardziej jestem zdziwiony, kiedy widzę, że wielu ludzi nie tylko nie stosuje tego podwójnego sprawdzenia, ale często nawet „odpuszcza sobie” to pojedyncze polegając na optymistycznych założeniach!! Dla przykładu, kiedyś pewien bardzo sympatyczny człowiek regularnie psuł sobie u mnie opinie dostarczając mi proste rozwiązania IT, które nie były przetestowane, co na pewien czas ograniczyło mój zapał do rekomendowania go komukolwiek.
Abyście nie myśleli, że to tylko w tej branży służę przykładem z ostatniej rekrutacji do Top Gun 2009.
Jedno ze zgłoszeń zawierało krótki tekst w mailu i dwa pliki w załączniku. Problem polegał na tym, że w tych plikach nic nie było!!! Jak wpłynęło to na szanse tej, poza tym bardzo dobrze wykwalifikowanej osoby? Chcecie kiedykolwiek znaleźć się w podobnej sytuacji?
Czy wiecie, że kiedy ja wysyłam maila z załącznikami, to praktycznie zawsze, tuż przed naciśnięciem przycisku „Wyślij” jeszcze raz otwieram wszystkie załączniki (bezpośrednio z tego maila) aby zrobić double check co faktycznie otrzyma mój odbiorca? Nasza reputacja jest bezcenna i te kilkanaście sekund jest bardzo dobrą inwestycją. Inaczej może nam się zdarzyć, że zrobimy pewne rzeczy, które nie maja prawa mieć miejsca jak np. wysłanie omyłkowo przez HR do jednego pracownika listy płac całego działu albo wysłanie klientowi zamiast cennika listy własnych cen zakupu!!! Takich „kwiatków” zdarzało się już wiele i za każdym razem oznaczało to, delikatnie mówiąc, poważne zaburzenie kariery danego pracownika. Po co macie kiedykolwiek stać się ofiara podobnej pomyłki?
Takich przykładów sensownego stosowania double check w normalnym życiu można znaleźć wiele, ale tu pozwolę Wam już uruchomić własną inwencję i zapraszam do dyskusji w komentarzach a ja zrobię zaraz sprawdzę podwójnie, czy w tym tekście nie ma rażących błędów :-)
Kolejny częsty przypadek to maile bez załącznika gdzie w treści dowiadujemy się że jakaś informacja jest w załączniku. Dla użytkowników thunderbirda jest na szczęście dodatek withAttach który dodaje opcję redagowania maila z załącznikiem, w gdy próbujemy wysłać maila bez załącznika – przypomni nam o tym.
A ja kiedyś wysłałem CV i List Motywacyjny do potencjalnego pracodawcy, ale niestety z załącznikami przeznaczonymi do innego. Też nie muszę mówić jak to wpłynęło na moje szanse ;) Więc sprawdzajcie załączniki!
Double check jest bardzo pożyteczny. Warto jednak uważać na to, by nie stać się jego niewolnikiem. Czasem sprawdzenie czegoś po raz drugi, z jakiegoś powodu nie jest możliwe. Gdy jesteśmy do tego zbytnio przyzwyczajeni, może nas brak powtórnego sprawdzenia dręczyć przez wiele godzin.
Mi osobiście taka sytuacja czasami zdarza się podczas zamykania mieszkania. Mam w umyśle zakodowaną pewną standardową procedurę robienia tego. Procedura ta jest w pewnym stopniu automatyczna i nie muszę się nigdy nad tym zastanawiać. Gwarantuje ona, że nie tylko dobrze zamknę mieszkanie, ale będę też pewien, że to zrobiłem. Czasem jednak druga część procedury zawodzi. Po oddaleniu się od mieszkania, nie jestem w stanie zweryfikować w myślach, czy zostało dobrze zamknięte. Często jednak zawrócenie i sprawdzenie ponownie czy mieszkanie jest zamknięte, jest z jakiegoś powodu mało efektywną decyzją.
Witam,
na usta ciśnie się tylko jedno: pełen profesjonalizm i poszanowanie drugiej strony z którą robisz interesy :).
Pozdrawiam
Adrian
Witam,
Czasem niestety umysl plata figla i te same bledy. ktorych nie zauwazyl za pierwszym razem ignoruje po raz drugi. Gdy nie moge kogos innego poprosic od sprawdzenie wykonuje je sam jednak nastepnego dnia rano. Zadziwiajace jak inna jest kondycja intelektualna o 9 rano i 9 wieczorem. Jakby dwie rozne osoby.
Pozdrawiam
Akurat z błędnym załącznikiem nie miałam nigdy na szczęście problemu pewnie dlatego, ze staram się pliki nazywac bardzo charakterystycznie, żeby nie pomylić, np ImieNazwiskoCV.doc).
Ale często pracuję na wielu wersjach różnych dokumentów i zawsze muszę po 20 razy sprawdzać, czy wysyłam tą najnowszą, czy przez pomyłkę jakąś starą. Męczące to jest, bo ja wtedy muszę dużo bardziej się skupić, żeby wyłapać drobne różnice.
Literówki też są moją plagą:( Szybciej myślę niż piszę i standardowym przypadkiem jest przestawienie kolejności kilku liter (np 'nei’ zamiast 'nie’).
A trochę inny przykład: mamy teraz przetarg na system informatyczny. Jedna duża bardzo znana firma wysłała swoją ofertę opartą na znanym, renomowanym rozwiązaniu. Aczkolwiek Pani Account nie umie napisać poprawnie nazwy tego rozwiązania. I to nie była literówka, w kolejnych mailach wysyła z tym samym błędem. Niby drobiazg, ale daje do myslenia.
Olga
PS. Musze przyznać, że po przeczytaniu tego posta sprawdziłam, czy na pewno moje załączniki nie były puste ;)
„a ja zrobię zaraz sprawdzę podwójnie” – rozumiem, że to specjalnie :)
Mnie również kilkakrotnie zdarzyło się wysłać maila bez załącznika. Na szczęście nie były to poważne sprawy. Wysyłając dokumenty zawsze sprawdzam czy wszystko się zgadza. To samo tyczy się postów na blogu lub ofert. Może się jednak zdarzyć literówka i mimo, że kilka razy coś przeglądałem nie wyłapałem jej. Na szczęście artykuły czy oferty zawsze w pierwszej kolejności czyta moja dziewczyna i zdarza się, że ona coś jeszcze znajdzie.
Swoją drogą, w jakich innych obszarach życia (poza dokumentami i publikacjami) ta technika może być przydatna?
Pozdrawiam,
Bartek
Przy moim dość nieliniowym sposobie myślenia w praktyce stosuje 4check ;)
Podobnie z moim zgłoszeniem, najpierw je napisałem, później poleżało tydzień, przeglądnąłem je, poprawiłem, wysłałem do dwóch osób do sprawdzenia, poprawiłem. Poszedłem spać i następnego dnia rano, ponownie sprawdziłem. Przy wysyłaniu (gmail) każdy załącznik otwieram przed dodaniem, po dodaniu ściągam i otwieram ponownie. Przy tym całym sprawdzaniu i tak udało mi się popełnić błąd, który przeszedł każdą walidację :(
Do pewnych powtarzalnych procesów mam zrobione „check list”, bym mógł sobie odznaczyć, zrobione, zrobione, zrobione. Właśnie doszedł nowy punkt.
Pozdrawiam,
Krzysiek
Witam
Ja osobiscie staram sie sprawdzic podwojnie wszystkie wazne dla mnie rzeczy, zanim zostana one uzyte itd. , ale jak moge to nie robie tego zaraz po ich skonczeniu lecz daje sobie dzien lub dwa wolnego :) ale nie dluzej bo niektore szczegoly moga uciec z pamieci.
Pozdrawiam
Jarek
Zapomnialem dodac, ze niezmiernie wazny jest nasz stan psychiczny, usposobienie, nastawienie itd. Jezeli bedziemy czyms rozkojarzeni to moze nawet 10-krotne sprawdzenie moze byc tylko strata czasu :(
Jarek
Takie powiedzenie jest co nagle to po diable :). Napewno powinniśmy sprawdzić co wysyłamy. Jednak znam przypadki wysyłania załącznika, który do adresata dociera pusty. Więc tu akurat w 100% nie uznawałbym komunikacji e-mail za niezawodną i nieskorą do przekłamań i przerzucanie winy na człowieka. Oczywiście większe prawdopodobieństwo jest tego, że człowiek zle wysłał, ale nie można w 100% zakładać, że to błąd nadawcy.
E-maile przechodzą przez całą masę przeróżnych systemów i urządzeń. I w takim ruchu internetowym jest istny śmietnik :).
serdecznie pozdrawiam
Szymon
Tak się składa, iż jestem przedstawicielem „egzotycznej” branży, jaką jest lotnictwo :)
Zarówno w części profesjonalnej, jak i „amatorskiej” powyższa procedura sprawdza się doskonale. Wręcz jest niezbędna, a życie w ten czy inny sposób eliminuje tych, którzy o niej zapominają. Każdy z nas przecież jest omylny, a literówki czy też prosta zamiana znaków w jakiejś istotnej wartości się zdarzają.
Ponadto młodzi adepci lotnictwa wiedzą, ile razy sprawdza się pasy i spadochron przed pierwszym samodzielnym lotem ;)
pozdrawiam!
MG
Propo sprwadzania, w przypadku ważnych spraw, warto poprosić kogoś i powiedzieć mu co się robi, krok po kroku. Poza tym, że inna osoba może wyłapać jakieś niedopatrzenie, często sami gdy powiemy głośno co robimy, zauważmy własne błędy – przynajmniej u mnie tak to działa :)
Double check faktycznie może uratować życie, a już na pewno sporo czasu :)
Przekazanie komuś do sprawdzenia określonego „materiału” w celu wykrycia EWENTUALNYCH błędów ma wiele wspólnego z poszukiwaniem przyczyny błędu już stwierdzonego :) Jako przykład dobre będzie programowanie – czasami człowiek sprawdza „wszystko” kilka razy, traci mnóstwo czasu i nie wie „co jest grane”, po czym przekręca monitor w stronę „sąsiada” i po kilkudziesięciu sekundach ma rozwiązanie :) I nie ma tu mowy o przepaści w zakresie umiejętności, bo opisany schemat ma zastosowanie w obu kierunkach :)
Ja „Double check” stosuje również przy wysyłaniu smsów, tzn. sprawdzam do kogo wysyłam daną wiadomość.
Podwójne sprawdzanie jest potrzebne, bez wątpienia. W codziennej pracy kłopoty sprawiać mogą „usprawniacze” typu auto uzupełnianie w Outlook-u. W tym przypadku niestety zdarzyło mi się wysłać e-maile pod niewłaściwy adres, śpiesząc się zazwyczaj wpisywałem pierwszą literę adresu i okazuje się, że imię Magdalena (bardzo ładne imię) jest bardzo popularne i wybrałem nie tą osobę. Pracuję w firmie, gdzie mam bardzo dużo różnych dostawców, a działając pod presją czasu o błędy nie trudno. Kłopotliwa bywa też autokorekta w Word, ja to wyłączam. O wiele bardziej pomocne jest dla mnie końcowe sprawdzenie niż w trakcie pisania. W każdym razie to tylko błędy wynikające z pracy z komputerem. Lepiej sprawdzić dwa razy niż potem coś prostować, wyjaśniać – czasem jest to już niemożliwe.
Jarek Bednarz pisze: „Zapomnialem dodac, ze niezmiernie wazny jest nasz stan psychiczny, usposobienie, nastawienie itd. Jezeli bedziemy czyms rozkojarzeni to moze nawet 10-krotne sprawdzenie moze byc tylko strata czasu”
Zgadzam się. Skupiajmy się na tym, co robimy. Nie róbmy jednocześnie wielu rzeczy. Nie odpływajmy myślami. Uważność (mindfulness) to klucz do jakości, którą powtórne sprawdzenie tylko potwierdzi.
Często wykorzystuję do sprawdzenia moich „dzieł” laików w danej dziedzinie, co pozwala mi upewnić się, czy rzecz jest zrozumiała dla szerszego kręgu odbiorców.
Zdecydowanie dobra metoda.
Zdarzyło mi się, że pisząc maila wybrałem plik do załącznika, ale nie wcisnąłem przycisku „Wyślij na serwer” i plik nie został dołączony. Teraz w wypadku pisania maili z załącznikiem zawsze zapisuję mail przed wysłaniem, otwieram go jeszcze raz i próbuję pobrać załącznik – jeśli można pobrać to dopiero wysyłam.
Człowiek jednak uczy się najlepiej na własnych błędach – jeśli popełni się błąd warto przemyśleć jego przyczynę i opracować procedurę postępowania w takim wypadku, żeby taki błąd wyeliminować w przyszłości.
Oprócz double check z racji swojego zajęcia (project manager) robię też double checki wyrywkowe – czasem po prostu tych rzeczy do sprawdzenia jest za dużo żeby robić wszystko. Zwykle losowe sprawdzenie np. 10% oddawanych funkcjonalności w projekcie softwarowym daje dość dobry obraz jakości oddawanego kodu oraz trochę więcej pewności gdy informuję o tym, że skończyliśmy prace :)
Intuicja podpowiada mi, że w tej zasadzie bardziej należy skupić się na stworzeniu dobrej procedury, która skutecznie wyeliminuje błąd, a niżeli powtarzać tą samą czynność wielokrotnie. O tym też pisze to TesTeq.
Ja osobiście pierwszy raz słyszę termin „Double Check” i bardzo mnie ta procedura ciekawi, ponieważ ja u siebie zauważam uśpienie czujności po pierwszym sprawdzeniu więc kolejne są już tylko stratą czasu i są mniej efektywne. Tak więc interesują mnie metody wyprodukowania skutecznych zasad sprawdzania.
Ze swojego doświadczenia :-) ja już podczas procesu tworzenia tak staram się sobie zorganizować materiał i przestrzeń do pracy aby wyeliminować ewentualne późniejsze pomyłki, błędy, a przez to i kłopoty i stratę czasu na szukanie błędów i poprawki.
Jedną z moich wypracowanych zasad jest zasada zapobiegania. Tak więc
jeśli chodzi o pracę z plikami to kieruję się tym aby mieć bardzo dobrze poopisywane pliki i katalogi. Już nic zapisuję nic na pulpicie, w moich dokumentach mam dużo katalogów i podkatalogów. Wszystko co ściągam od razu zapisuję tam gdzie być powinno. Mam stworzony katalog roboczy na pliki tymczasowe, korzystam ze skrótów do folderów.
Jeśli chodzi o pracę z ludźmi to jeśli coś potrzebuję na poniedziałek to mówię, że potrzebuję na środę tydzień wcześniej. Coś jednak widzę, że chyba jeszcze bardziej będę musiał przesunąć ten margines :-(
Bardzo jestem ciekaw waszych doświadczeń na tym polu, co wy robicie aby unikać błędów.
Na pewno double-lub-więcej-check wykorzystujemy podczas jazdy samochodem, podczas sprawdzania czy ważne informacje zostały zaszyfrowane zanim je wyślemy/przekażemy/przetransportujemy.
Metoda ta sprawdza się w sytuacjach związanych z pieniędzmi (gotówką), ileż teorii można dorobić post factum, zamiast najpierw przeliczyć…
Podczas wysyłania ważnych maili\podejmowania ważnych decyzji często stosuję jedną z dwóch zasad:
1) piszę maila\obmyślam strategię i odkładam go\ją do zweryfikowania na później – max. 1 dzień
2) proszę zaufaną osobę o zweryfikowanie zawartości\treści przed wysłaniem\decyzją
Unikam w ten sposób niezrozumiałej treści i tzw. impulsu chwili – działania pod wpływem emocji.
Metodę opisaną przez Alexa, zdecydowanie polecam przy otrzymywaniu reszty od sprzedawcy.
Ostatnio przytrafiła mi się taka sytuacja, kiedy to pani kasjerka wydając mi resztę (powinna 87 zł) dała mi 67 i widząc, że zaczynam przeliczać, rzuciła tekst: „o chyba się pomyliłam, powinnam panu wydać 77 zł” Szok, czyżby ta pani była tak zmęczona, czy naiwna? A najlepsze było to, kiedy zwróciłem jej uwagę, to nawet nie raczyła przeprosić.
„Na każdym rogu czai się licho”
Pozdrawiam.
Artur
Double Check…
…Jak w pokerze-czyli sprawdzam kto blefuje a kto mówi prawdę. Tę metodę można stosować do wielu dziedzin życia ale chyba najlepiej sprawdza się w kontaktach międzyludzkich. Szczególnie jeśli poznajemy kogoś nowego. O relacjach kobieta-mężczyzna już nie wspomnę.
Pozdrawiam
Igor
Dla mnie ta metoda ma sens i sama ją stosuję w obecnej pracy. Przy czym stosuję ją wyłącznie wtedy gdy jest wystarczająco dużo czasu na sprawdzanie. W sytuacjach typu klasówki, kolokwia, egzaminy (również te najważniejsze czyli matura i wstępne na studia ;-)) stosowałam zasadę odwrotną, która sprawdzała się w moim przypadku wyśmienicie. Zawsze gdy robię coś pod presją czasu robię daną rzecz wolniej (od innych i od siebie pracującej nie pod presją czasu) za to z dużym namysłem i dokładnie. Dzięki zastosowaniu tej metody nie potrzebuję już na koniec żadnego sprawdzania. Ocenami z tych egzaminów chwalić się nie będę :-P.
Nie chcę namawiać nikogo do jej stosowania. Niewykluczone, że tylko na moim pokręconym umyśle to działa – w każdym razie nie stosowałam tej metody dlatego, że sobie tak wcześniej założyłam, tylko dlatego, że to mój naturalny rytm pracy.
W przypadku gry w szachy niestety jest podobnie – z amatorami z reguły wygrywam, ale nad każdym ruchem zastanawiam się długo (w szachach nie ma możliwości zrobienia poprawek). Grając na czas z rozegraniem partii mieszczę się z trudem w 20 minutach (półgodzinne rozgrywki są w sam raz), a grając w blitza, gdzie jest np. 5 minut dla każdego gracza zwykle przegrywam ;-).
Za to gdy presji czasu nie ma a możliwości poprawek są, za bardzo się rozluźniam i potem muszę kilka razy sprawdzać, żeby w końcu tekst/praca były czyste i wolne od błędów.
Igorze:
Nie graj w pokera. Taktyka o której piszesz zwie się w pokerowym slangu „calling station” i jest to najlepszy możliwy przeciwnik dla pokerzysty: zawsze sprawdzi, zawsze dołoży do puli. ;-)
Vsyem, vsyem:
Nie mylcie czasem „double check” z „play it again”. Aby sprawdzić węzeł, wystarczy szarpnąć z odpowiedniej strony zamiast wiązać go od nowa, aby sprawdzić wynik dzielenia można do szybko przemnożyć, załączniki można obejrzeć zamiast je pisać od nowa. Są procedury sprawdzające, sumy kontrolne, symulatory wejścia\wyjścia i tym podobne techniki. Zazwyczaj dużo mniej czasochłonne niż tworzenie, dlatego dziwić powinna wymówka o „presji czasu”.
Salute,
Marcunio
Tytul tego watku powinien byc „cross check” bo wlasciwie o tym piszesz w swoich przykladach. Jak sam zauwazyles, „double check” ma te wade, ze z zalozenia wprowadza te same „warunki poczatkowe”. Zasada „cross check” zaklada sprawdzanie tego samego ale inaczej, i porownania wyniku z oryginalem. Wlasnie „cross check” jest stosowane w lotnictwie czy chocby w towim przykladzie z pania w aptece. W lotnictwie porownuje sie wyniki tego samego parametru (albo wskazania, ktore implikuja wyniki) ale z roznych instrumentow. Tu nie ma zartow ani miejsca na lenistwo.
Ja staram sie stosowac wlasnie te zasade praktycznie we wszystkim co jest istotne. Na przyklad najprostrzy przypadek to podsumowanie kolumny liczb idac raz do dolu, raz do gory. Pasujec czesc odczytuje dany wymiar, a potem obliczam go jeszcze raz na podstawie innych wymiarow. Czy chocby w tak banalnej sytuacji, gdy sie spiesze i chece wiedziec czy dojade jeszcze bez tankowania, robiac cross-check wskazania poziomu paliwa i ilosci przejechanych mil od ostatniego tankowania. Przepraszam ze takie banaly, ale trudno podac jakies madre przyklady, bo dziennie tych „kros-czekow” jest dziesiatki. Jak to mowia Irlandczycy „to be sure to be sure” :-)
Witam wszystkich
A ja chciałem zwrócić uwagę na zastosowanie tej techniki przez ludzi zarządzających zespołami, czy też firmami. Ponieważ są to osoby ostatecznie odpowiedzialne za realizację celów, strategii i budowanie kultury muszą one zadbać o to, żeby jakość nie tylko ich pracy, ale też pracy ich podwładnych była wystarczająca, czy może najwyższa. Tak więc jeżeli jesteście liderami zespołów, to zadbajcie o to, żeby ich członkowie nauczyli się stosować tą i inne metody, a również sami ją wykorzystujcie przy sprawdzaniu różnych produktów waszych pracowników.
Interesujące jest to, o czym napisał KrzysiekK, czyli sytuacji, kiedy nie mamy czasu na double-check wszystkiego. Zasada Pareto się kłania, ale z waszych opisów wyciągam takie wnioski, że większość jej w tym przypadku nie stosuję. Jakby mogło wyglądać zastosowanie tej zasady??
pozdrawiam
Cieszę się, że ten temat spotkał się z takim odzewem. Ważne jest, aby nie patrzeć na double check tylko pod kątem korespondencji e-mailowej, ani też jako wymóg robienia czegoś dwa razy. Wspominanego przez Tomasza „niewolnictwa” można uniknąć wprowadzając rozsądne procedury, które po kilku razach wchodzą nam w krew i nie są obciążeniem. Ja np. wyjeżdżając z mojego mieszkanka w Berlinie odcinam oba zawory z wodą (nie ma mnie tam czasem miesiącami) i mam taki odruch, że przed wyjściem podnoszę na chwilę dźwignię kranu w łazience. W Warszawie, w przeciwieństwie do Berlina nie mam samozatrzaskujących się drzwi, więc standardowo jako ostatnia czynność naciskam klamkę.
Adrian
Piszesz: „pełen profesjonalizm i poszanowanie drugiej strony z którą robisz interesy ”
Dziękuję, ale to są absolutne podstawy, których implementacja praktycznie nic nie kosztuje!! To jest bardzo proste i nic nie stoi na przeszkodzie, aby każdy tak robił. Inaczej na każdej wpadce tego rodzaju tracimy zaufanie partnera.
Jarek Bednarz
Piszesz: „Jezeli bedziemy czyms rozkojarzeni to moze nawet 10-krotne sprawdzenie moze byc tylko strata czasu ”
Właśnie że niekoniecznie. Sprawdzenie czegoś z innego punktu widzenia może Cie „obudzić”
Szymon
Piszesz: „Jednak znam przypadki wysyłania załącznika, który do adresata dociera pusty. Więc tu akurat w 100% nie uznawałbym komunikacji e-mail za niezawodną i nieskorą do przekłamań i przerzucanie winy na człowieka. ”
Pozwolę sobie się z Tobą nie zgodzić. Jako nadawca zawsze jesteś odpowiedzialny za to, aby Twoje przesłanie dotarło do odbiorcy. Nie tak dawno wysłałem mailem pewne materiały nowemu potencjalnemu klientowi. Oprócz standardowego double check przy wysyłce zrobiłem jeszcze jeden double dzwoniąc dzień później i sprawdzając, czy wszystko dotarło w porządku.
TesTeq
Piszesz :”Często wykorzystuję do sprawdzenia moich “dzieł” laików w danej dziedzinie, ”
To niezła metoda, nazywana w niektórych kręgach „testem sprzątaczki” :-)
Michał Karczewski
Twoja metoda „Jeśli chodzi o pracę z ludźmi to jeśli coś potrzebuję na poniedziałek to mówię, że potrzebuję na środę tydzień wcześniej. ” ma poważną wadę, bo pokazujesz, że nie należy traktować poważnie terminów podawanych przez Ciebie, bo jest tam sporo „powietrza”. To, oprócz sygnalizowania Twoim ludziom, że nie traktujesz ich poważnie znacznie zmniejsza Twoją długoterminową skuteczność jako manager.
Stopaprocentowa
To co opisujesz „Zawsze gdy robię coś pod presją czasu robię daną rzecz wolniej (od innych i od siebie pracującej nie pod presją czasu) za to z dużym namysłem i dokładnie. ”
Zastanów się, czy nie jest to przypadkiem tak, że robisz po prostu double check każdego kroku zamiast rezultatu końcowego?
Marcunio
Dobra uwaga, że sprawdzenie jeszcze raz nie oznacza zrobienia jeszcze raz. W tym drugim wypadku łatwo popełnić błąd.
Ryszard
Rzeczywiście w lotnictwie stosuje się określenie „cross check” , na pewno każdy z Was słyszał jak przed startem szef kabiny mówi przez głośniki „door cross check”.
Określenia double check nauczyłem się od emerytowanego kapitana marynarki amerykańskiej, który wprowadzał mnie w tajniki dobrej praktyki morskiej i odtąd go używam. Pewnie jak zwykle lotnictwo i marynarka mają własny, odmienny język :-)
Abyśmy nie dyskutowali ciągle tylko o pracy i technice, jeszcze jeden przypadek double check z życia, trochę z przymrużeniem oka, choć kilkakrotnie uchronił mnie on od dość poważnych konsekwencji :-)
W czasach mojej młodości nie było w Polsce dobrych środków antykoncepcyjnych, w związku z czym najczęściej stosowało się tzw. metody naturalne. Standardowym pytanie do kobiety było wtedy „czy dzisiaj możesz” w znaczeniu czy masz dni niepłodne. Większość moich kolegów zadowalała się prostym „tak” ze strony kobiety, co w sporej ilości przypadków zaowocowało stadkiem dzisiejszych sympatycznych dwudziestoparolatków :-)
Ja pozwalałem sobie zadać jeszcze jedno pytanie „kiedy miałaś okres”, co pozwalało mi osobiście skalkulować gdzie jesteśmy :-)To był czasem zbawienny pomysł bo niektóre kobiety:
1) miały całkiem inny, dość niebezpieczny pogląd które dni cyklu są bezpłodne
albo
2) nie potrafiły sobie dokładnie przypomnieć kiedy to było, co podważało wiarygodność stwierdzenia „dziś mogę”
albo
3) podobnie do wielu facetów, w stanie podniecenia (powiedzmy w stanie silnego „napalenia” :-)) miały kłopoty z arytmetyką :-)
Taki double check brzmi nieco bezdusznie, ale lepiej tak niż przez 20 lat wychowywać dziecko, którego się nie chciało, nieprawdaż?
Pozdrawiam serdecznie
Alex
Jako programista mogę dodać, iż nie ma nic bardziej przydatnego w pracy niż druga osoba zaglądająca przez ramię i wytykająca błędy.
W przypadku braku powyższego zawsze można stosować tzw. „rubber duck testing” – bierzemy żółtą gumową kaczuszkę i dokładnie tłumaczymy jej co zrobiliśmy i jak co działa, zwykle monolog przerywa nam okrzyk „eureka!” :3
@Alex
chyba się nie zrozumieliśmy. Jeśli mam termin oddania klientowi projektu lub jego części na poniedziałek, to tym kolegom z którymi współpracuję mówię, że potrzebuję to na kilka dni wcześniej. Nawet jeśli są to drobne rzeczy. W tym wypadku nie chodzi o testowanie, czy sprawdzanie jakości bo z tym jest z reguły ok ale właśnie o termin oddania. Za wszelką cenę staram się utrzymać terminy do których się ustnie zobowiązuje ale w branży IT jest to czasem ciężkie. Znam kilku fajnych ludzi, którzy robią boskie rzeczy ale na kalendarzu to się nie znają. Z drugiej strony zrezygnować z nich też nie chcę bo robią na prawdę świetne rzeczy.
pozdrawiam
Michał
Alex: masz rację – to faktycznie takie double check każdego kroku, każdej operacji tuż po jej wykonaniu, każdego zdania po jego napisaniu i wszystkich możliwych konsekwencji każdego wariantu ruchu w szachach przed jego wykonaniem.
A jak sądzisz: przy założeniu ograniczonej ilości czasu, która metoda jest lepsza, bardziej efektywna? Double check każdego kroku, czy double check całości zadania? Oczywiście pomijając szachy, w których konieczne jest zastosowanie tej pierwszej metody.
Gdy czas nie jest problemem wydaje mi się, że najlepiej zastosować double check każdego kroku, a następnego dnia (ze świeżym umysłem) double check całości.
Mam wrażenie że cząstkowe sprawdzanie zajmuje mniej czasu niż sprawdzanie całości. Ale mogę się mylić, bo testów porównawczych nie przeprowadzałam ;-). Pozostaje też kwestia skuteczności – czy takie cząstkowe sprawdzanie jest bardziej skuteczne niż sprawdzanie całości? Tu mam wątpliwości.
Double check, double albo więcej check …
Wszystko w porządku, tylko trzeba chyba koniecznie pilnować się, żeby nie wpaść w obsesję sprawdzania wszystkiego (lub jakiejś wybranej rzeczy) po tysiąc razy. Na pewno słyszeliście o ludziach (ja do nich należałem), którzy zanim dojechali na lotnisko tudzież do granicy państwa potrafili sprawdzać, czy mają paszport co kwadrans. Uff, to było naprawdę straszne. Jak już się wyleczyłem z tej niezwykłej maniery, kiedyś poleciałem sobie do Hiszpanii owszem z paszportem, za to … bez portfela. No i teraz za każdym razem sprawdzam i paszport i portfel. Ale robię to maksymalnie ze trzy razy w drodze od domu na lotnisko.
Pozdrawiam,
Konrad Dutkowski
Po wysłaniu maila z załącznikami zaglądam do „Wysłane” i patrzę jak wygląda mail. Jeśli czegoś brakowało, to dosyłam – przecież Ziemia dalej się kręcić będzie a woda w Kaczawie płynąć :)
Gdy to ważniejszy mail, to wpisuję w „Ukryta kopia do” adres innej swojej skrzynki, dzięki temu mogę sprawdzić czy załączniki dotarły i czy zawierają treść taką jaka miała być.
„Double check” wykorzystuję także przy:
• włączaniu świateł mijania – włączam tuż po uruchomieniu silnika, a wyjeżdżając z parkingu jeszcze raz „próbuję” przekręcić gałkę (jak się nie da, tzn., że włączone) :)
• pisząc posta sprawdzam błędy przeklejając treść do Writera (odpowiednik Worda), pozostawiam na godzinę, po czym wracam i czytam raz jeszcze i znów przeklejam do Writera,
• wysyłając smsa z ważną informacją (miejsce, godzina itd. spotkania) wchodzę do „Wysłane” i sprawdzam, czy wszystko napisałem; ewentualnie dosyłam/koryguję.
Pozdrawiam radośnie,
Orest
——
Treść komentarza przeczytania dwa razy przed publikacją ;)
@Alex
Znowu niedokładnie się wyraziłem.. moi „podwykonawcy” nie znają moich terminów, a ja wyznaczam swoje dedlajny. Muszę mieć swój zapas czasu na „wszelki wypadek”. Myślę, że to uczciwe.
Witam,
to mój pierwszy wpis.
Alex: Twój blog czytam już ponad rok. Zawiera on bardzo przydatne wskazówki do przeanalizowania i zastosowania w życiu, za które bardzo Ci dziękuję. To świetnie, że udaje Ci się znaleźć czas, aby podzielić się z nami Twoimi doświadczeniami życiowymi.
Jeśli chodzi o główny temat wątku – nie tylko w prywatnych firmach zdarzają się błędy spowodowane nie zastosowaniem zasady double check. Dzisiaj świat obiegła wiadomość o wycieku na światło dzienne tajnych informacji o lokalizacji między innymi magazynów uranu w USA. O tym jak cenne były to dane i co można z nimi zrobić, nie trzeba nikogo przekonywać.
Double check i to we własnej pracy – w pełni zgoda!
Natomiast ostatnio słysze o tylu przypadkach double i „triple checku” w kierowaniu ludźmi, że jestem w stanie twierdzić, że w polskich warunkach znacznie częstsze jest mikro-zarządzanie i straty z tym związane niż zupełne „niesprawdzanie” wyników swojej lub czyjejś pracy. A może po prostu jestem przeczulony na punkcie micro managementu…
No tak i jeszcze jeden bardzo ważny aspekt procedury double-check.
Otóż, każdy z nas wie chyba, że komunikacja za pośrednictwem internetu (na przykład pocztą elektroniczną czy pisanie postów na forum) jest w swojej naturze zupełnie inna – pozbawiona wszelkich pozajęzykowych aspektów (nie licząc emotikonów, których i tak nie zawsze można użyć). Więc mi się kiedyś zdarzyło, że pisałem sobie mejle z pracownikiem firmy, w której pracowałem (on w Warszawie, ja u siebie w Lublinie) aż tu nagle pocztą pantoflową doszła mnie wiadomość, że moje mejle są przez adresata traktowane jako niegrzeczne. Nie muszę chyba dodawać, że wcale nie były zamierzone jako niegrzeczne. Musiałem na tą okazję wystosować mejl, w którym wyjaśniłem, co było a co nie było moją intencją i przeprosić za ewentualne niegrzeczności, których nie zawiniłem.
Od tej pory każdy formalny mejl sprawdzam (czyli poddaję procedurze double-check) od kątem tego, czy dla potencjalnego odbiorcy nie wyda się napisany niewłaściwym tonem.
Uprzejmie pozdrawiam wszystkich czytelników,
KD
jak zawsze bardzo dobry artykuł. Dobrze się czyta, opisane wskazówki łatwo zastosować, i może zrobić to dużą różnicę na rezultacie końcowym:)
Co do maili: mam jeszcze jedną metodę:
wpisuję odbiorcę na samym końcu, po napisaniu treści, dodaniu załączników i sprawdzeniu. W ten sposób zabezpieczam się przed zbyt szybkim/omyłkowym kliknięciem wyślij.
Michał Karczewski
W takim razie Cię źle zrozumiałem, Ty po prostu planujesz bufory w projekcie.
Maciej
Witaj na naszym blogu :-)
Double check ważny jest wszędzie i dobrze jest jeśli wejdzie każdemu w krew. Inaczej są rezultaty takie jak napisałeś
bb.bartosz
To jest niezły sposób :-)
Pozdrawiam
Alex
Jeszcze w kwestii wyznaczania terminów innym:
Jeśli podwykonawcy nie znają naszych terminów, to, jak pisze Alex, powstają bufory w projekcie. Ale bardzo ważną kwestią jest egzekwowanie terminów wyznaczonych podwykonawcom nie tylko pod presja terminu własnego. Znam przypadki, w których kierownik projektu dbając o dobre praktyki robi taki bufor, ale w przypadku opóźnień interweniuje dopiero gdy sam jest „pod ścianą”. Takie działanie obniża rangę ustalanych przez nas terminów i nasz autorytet. Wykonawcy szybko uczą się, że są ukryte bufory i to bardzo miękkie :)
Ja jestem zwolennikiem dojrzałego traktowania uczestników projektu. Lepiej zrobić bufor dopasowany do charakteru zadania i zidentyfikowanych zagrożeń i go nie ukrywać. Poważni wykonawcy (a z takimi chcemy współpracować, prawda?) sami będą sobie wyznaczać wcześniejsze robocze deadline’y, żeby mieć zapas czasu na wypadek nieoczekiwanych komplikacji.
A w kwestii pomijanych załączników: w Outlooku napisałem sobie makro, które przed wysłaniem maila bez załącznika szuka w treści słów typu „załącznik”, „przesyłam” itp. i jeśli znajdzie, pyta, czy na pewno wiem, co robię.
Alex,
„Pozwolę sobie się z Tobą nie zgodzić. Jako nadawca zawsze jesteś odpowiedzialny za to, aby Twoje przesłanie dotarło do odbiorcy. Nie tak dawno wysłałem mailem pewne materiały nowemu potencjalnemu klientowi. Oprócz standardowego double check przy wysyłce zrobiłem jeszcze jeden double dzwoniąc dzień później i sprawdzając, czy wszystko dotarło w porządku.”
To jest raczej naturalne i tak powinno się robić, że dzwonimy i upewniamy się czy dotarło to co chcieliśmy wysłać.
Natomiast to o czym ja pisałem, może wybiega poza temat tego postu. Ponieważ poruszyłem sprawy techniczne. I to, że mail dociera z pustym załącznikiem, pomimo, że wysyłamy „pełny” :) jest możliwe i nie tylko to jeśli chodzi o korespondencje e-mail. Dlatego też powinniśmy sprawdzić poprawne dostarczenie naszych e-maili. Tu do głosu doszło moje ukierunkowanie zawodowe i szukanie problemu w technice :).
Alex wyżej pisałem tylko o zawodności e-mail, a nie o tym czy ktoś sprawdzi czy nie.
Nie można też wdrażać zbyt męczących procedur sprawdzających ponieważ firma zaczyna działać ociężale. I czasem takie nadmierne sprawdzanie przynosi wiecej zła niż dobrego. Można ugrzęść w stosie procedur sprawdzających, jeśli się przesadzi. Trzeba do tego podejść z zdrowym rozsądkiem – szczególnie jak jeszcze takich procedur nie mamy i chcemy je dopiero wdrożyć.
serdecznie pozdrawiam
Szymon
@StepbyStep: Ja zawsze podczas płacenia w kasie, dając kasjerce pieniądze, obliczam w pamięci resztę jaką ona powinna mi wydać i później to sprawdzam :)
Po tej metodzie na pewno zacznę stosować double check, bo już niestety zdarzyło mi się, że musiałem kilka razy dosyłać załączniki. A co myślicie o tym, że jak wysyłacie dany załącznik to dopisać w mailu, że prosicie o informację czy wszystkie dane dotarły i jeśli nie odpisują to wtedy dzwonić? Niekiedy zdarza mi się dzwonić dużą liczbę razy do pewnych firm i kolejny telefon z pytaniem o dotarcie danych może im się wydać niesmaczny. Ale to moje zdanie i nie wiem czy tak samo myślicie :)
P.S. Właśnie zobaczyłem ten tekst nad polem komentarza o kopiowaniu do schowka w razie awarii. Robię to od bardzo długiego czasu, żeby nie tracić czasu na kolejne pisanie komentarza w razie wypadku. A czy to nie jest czasami swojego rodzaju double check, żeby się upewnić o zatwierdzenie naszego komentarza? :)
Konrad
Piszesz w Twoim PS:”…A czy to nie jest czasami swojego rodzaju double check, żeby się upewnić o zatwierdzenie naszego komentarza?”
To jest bardziej backup :-) O jego stosowaniu też można by nieco napisać
Pozdrawiam
Alex
Ja również miałam kiedyś „wpadkę tego typu. Otrzymałam maila od mojego klienta, kopia tegoż maila poszła również do mojego współpracownika i chcąc mu odpowiedzieć co robimy w tej sytuacji, nieświadomie nacisnęłam „odpowiedz wszystkim”. Klient otrzymał dużo wcześniej inf. o naszych planach, jednak w konsekwencji wyszło nam to na zdrowie, ponieważ mail był napisany ładnym językiem, podkreślający, że nam zależy, dokładnie prezentujący mojemu współpracownikowi co robimy, dlatego klient odebrał to pozytywnie.
Dziś stanowczo sprawdzam :)
Przy zamykaniu drzwi po prostu koncentruję się, jak je zamykam.
bb.bartosz,
to również i moja metoda, ponieważ moje paluszki mają adhd i zdarzało się, że mail szedł do odbiorcy bez jego dokończenia.
nota bene – jak ja się cieszę, że dziś mamy dobre środki antykoncepcyjne :)
AM
Aleksandra
Napisałaś: „jak ja się cieszę, że dziś mamy dobre środki antykoncepcyjne”
Ja też :-)
Ale nie zmienia to faktu, że ciągle są osoby z różnych powodów ich nie używające i do tego mające w „gorących” sytuacjach kłopoty z liczeniem :-)
Double check rulez :-)
Zależnie od sytuacji, stosuję uniwersalny multi-check ;) często bardziej efektywne niż double.
pozdrawiam
bb.bartosz
Ja też tak robię :)
W naszym projekcie, przed opublikowaniem kodu, inny członek zespołu musi go obejrzeć robiąc tzw. code review. Podejście jest fantastyczne, gdyż:
– robimy double check przygotowywując się do wytłumaczenia jak kod powinien działać
– osoba słuchająca robi cross check pytając, weryfikując nasze założenia oraz krytykując
– jeśli osoba oglądająca jest bardziej doświadczona, można się wiele nauczyć niejako „przy okazji”
– jeśli mniej, to mamy szansę nauczyć kogoś paru tricków robiąc takie małe „pay it forward”, ale również szacunku do mniej doswiadczonych, którzy czasem mają jednak fantastyczne pomysły
– jest to w pewnym sensie okazja do pokazania się od pozytywnej strony – poprawienia umiejętności robienia prezentacji, lepszej narracji, pokazania, że myśli się o wszystkich szczegółach
Dużo zalet takiego podejścia powoduje, że staram się je stosować także w życiu codziennym, nie tylko w projektach IT.
Kiedyś czytałem artykuł o różnicy pomiędzy dobrym fachowcem a partaczem.
Autor artykułu zmierzał do tego że fachowiec ma w głowie zainstalowane
sprzężenie zwrotne które kontroluje jego poczynania.
Myślę że jest to odpowiednik double check.
jkurbanski pisze: „Zależnie od sytuacji, stosuję uniwersalny multi-check często bardziej efektywne niż double.”
Czy mógłbyś podać przykład takiego „uniwersalnego multi-checku”? Wielokrotne sprawdzanie tego, co zrobiliśmy może znacznie spowolnić nasze działanie. Może też być oznaką niepewności.
Chciałbym dołożyć trochę nacisku na to, jak ważne jest, aby sprawdzenia nas dokonała druga osoba. Najlepiej różna od nas i możliwie zbliżona do „odbiorcy” naszych działań.
Często jest tak, że nie jesteśmy w stanie wiarygodnie stwierdzić, że daną czynność wykonaliśmy poprawnie. Albo gorzej – jesteśmy pewni, że możemy sprawdzić samych siebie, a tak nie jest do końca.
Dla przykładu opowiem coś, co przydarzyło mi się niedawno.
Mam w moim kliencie poczty sprawdzanie pisowni, oraz plugin zabezpieczający przed wysłaniem maila bez załącznika, kiedy wspominam o nim w treści maila. Mimo to zawsze czytam mail przed wysłaniem jeszcze raz oraz otwieram załączniki.
Jakież było moje zdziwienie, gdy okazało się, że wysłałem kilkukrotnie maila z załącznikiem, który był absolutnie nieczytelny dla odbiorcy. Okazało się, że pliki PDF które wygenerowałem u siebie na Linuksie, są dla mnie (w każdym posiadanym programie) zupełnie czytelne, za to na platformie Windows (czyli z blisko 100% prawdopodobieństwem platformie odbiorcy) podstawowe narzędzie jak Adobe Reader nie jest w stanie ich otworzyć poprawnie.
Sytuacja gdy naprawdę nie byłem w stanie sprawdzić się samemu. A kilka okazji zapewne przez to uciekło.
Tomasz Sterna pisze: „Okazało się, że pliki PDF które wygenerowałem u siebie na Linuksie, są dla mnie (w każdym posiadanym programie) zupełnie czytelne, za to na platformie Windows (czyli z blisko 100% prawdopodobieństwem platformie odbiorcy) podstawowe narzędzie jak Adobe Reader nie jest w stanie ich otworzyć poprawnie.”
To pech, bowiem to właśnie Adobe Reader jest ostatecznym wyznacznikiem zgodności plików ze standardem PDF.
Witam, zawsze starałem się stosować swoisty double-check w wielu sytuacjach, ale dzięki temu wpisowi Alexa tak mi się zakorzenił w głowie, że teraz cokolwiek nie zrobie to musi być double-check ;)
Apropos Double-Check dość ciekawym sposobem weryfikacji podczas pracy w różnych projektach były dwa podejścia:
1) Metoda Delficka dla oceny przyjętych założeń lub parametrów – http://pl.wikipedia.org/wiki/Metoda_delficka,
2) Recenzja dla oceny zawartości dokumentu nieźle opisana tu – http://en.wikipedia.org/wiki/Software_peer_review,
Wiązało się to ściśle z kosztami usuwania błędów, które zawierały się pomiędzy 1USD za usunięcie 1 błędu w fazie projektowania, do 2000 USD za usunięcie 1 błędu w fazie startu produktywnego.
Witam po dłuższej przerwie i powiem: o, jakiż ten post jest ważny w pracy prawnika. Gdyby to ode mnie zależało to bym dawał ten tekst Alexa studentom prawa już na I roku studiów. Od kiedy minister Z. rękami posłów zafundował nam zmiany w prawie, praca prawnika przypomina raczej pracę sapera. Jedna pomyłka może kosztować nasz/klienta miliony złotych. A nawet 40, o czym przekononała się kiedyś jedna z warszawskich kancelarii…
Pozdrawiam
Jeszcze jeden przykłAd, że trzeba robić double check :-)
http://wyborcza.pl/1,75248,8113481,Fatalna_pomylka_przy_liczeniu_glosow__Wola_niebios_.html
Dzisiaj przeczytałem wywiad z kapitanem Wroną, tym co wylądował bez podwozia i tam jest też taka wypowiedź:
„Dlatego Jurek Szwarc sprawdzał bezpieczniki sam, a następnie w obecności szefa pokładu, który podążał wzrokiem za ręką pilota i kontrolował reakcję na działanie. ”
To jest przykład na double check.
Całość wywiadu http://tygodnik.onet.pl/30,0,70747,8,artykul.html
Pozdrawiam
Alex
Ciekawym spostrzeżeniem które mi się nasunęło podczas spaceru jest stosowanie Double check w internecie. Podczas ładowania strony zwykle jest chwilka na zadanie sobie szybkiego pytania: „Czy ja właściwie chcę zobaczyć co jest w środku?/Czy nie marnuję czasu zaglądając tu?/Czy nie widziałem już tego kiedyś?” Mam problem z czasem spędzanym w internecie na bzdetach, więc się przydaje. Polecam.
Piotr Morzydusza