W dyskusji pod poprzednim postem pojawiła się następująca sytuacja:

„jesteś specjalistą od IT i działasz dla klientów wewnętrznych. Zostaje zgłoszony problem. Idziesz, i okazuje się że użytkownik chce na Ciebie przerzucić swoje własne obowiazki. NIe zapłacą Ci dodatkowo za ich wykonanie. Próba naświetlenia sytuacji nie znajduje zrozumienia, bo jedyne co taki cżłowiek chce usłyszeć, to “zrobię to za Ciebie i nie musisz się martwić”. Każda inna odpowiedź jest ignorowana. „

Ponieważ odpowiedź nie do końca pasowałaby do tamtej dyskusji, zajmę się nią tutaj, bo takie sytuacje ciągle się zdarzają i może przydać się to wielu osobom.

Procedura postępowania w takich przypadkach jest bardzo prosta i sprowadza się do zadania sobie lub drugiej stronie odpowiednich pytań i adekwatnej reakcji na nie:

  1. czy jesteś absolutnie stuprocentowo pewien, że to, co od Ciebie oczekuje ten człowiek nie jest w zakresie Twoich obowiązków?
    -nie – koniecznie upewnij się jaki jest faktyczny stan rzeczy. Potem idziesz ponownie do punktu 1 :-)
    -tak – idziesz do punktu 2
  2. czy użytkownik zdaje sobie sprawę z tego, że próbuje przerzucić na Ciebie część swoich obowiązków?
    – nie – uświadamiasz go o tym i idziesz do punktu 3
    – tak – oświadczasz, że „oboje zdajecie sobie sprawę że jest to próba przerzucenia jego obowiązków na Ciebie”  i idziesz do punktu 3
  3. czy ten człowiek może zrobić dla Ciebie coś pożytecznego (nazwijmy to sprawą A), co ułatwi Ci życie w firmie i byłoby trudne do załatwienia w inny sposób?
    – tak – mówisz mu, że mimo iż nie jest to Twoim obowiązkiem chętnie go wesprzesz jeśli on wesprze Cię w sprawie A. Idziesz do punktu 4
    – nie – idziesz do punktu 5
  4. pytasz, czy możesz liczyć na konkretne wsparcie w sprawie A?
    – tak – umawiacie się konkretnie i wiążąco, po czym mówisz mu „ zrobię to za Ciebie i nie musisz się martwić” :-) Potem pilnujesz, czy on wykonał swoją część zobowiązania KONIEC
    – nie – idziesz do punktu 5
  5. Mówisz delikwentowi, „że to, co on próbuje jest wynikającym z lenistwa lub niekompetencji marnowaniem cennych i ograniczonych zasobów firmy „ (dokładnie takie słowa) „do którego działając w jej najlepszym interesie nie możesz dopuścić.” Pytasz, czy zależy mu na rozgłaszaniu takiego faktu?
    – nie – mówisz mu „to nie rób tego więcej” i uznajecie sprawę za niebyłą KONIEC
    – próby dalszej dyskusji – zakańczasz ją i idziesz do punktu 6
  6. Robisz notatkę z tej rozmowy i meldujesz Twojemu managerowi wynikającą z lenistwa usera próbę zmarnowania cennych i ograniczonych zasobów waszego działu. W miarę możliwości kalkulujesz wartość zmarnowanego czasu w złotówkach, jeśli wystąpiło to kilka razy, to podaj sumę skumulowaną. Ważne jest, aby ta kwota była realistyczna, bo to kwestia Twojej wiarygodności. Prosisz managera o podjęcie właściwych kroków, aby temu marnotrawstwu zapobiec w przyszłości. Pamietaj aby nie skarżyć się na Twój los (to nikogo specjalnie nie obchodzi), ale pokazać wynikający z sytuacji „ból” firmy i/lub managera!
    Dalsze rozgrywanie tego z własnym managerem wymagałoby osobnego omówienia, czego nie chcę tutaj robić. To co powiedzieliśmy mu powyżej stawia go pod lekka presją, bo dla managera sytuacja, kiedy ktoś potem może mu zarzucić, że wiedział o stratach w jego obszarze odpowiedzialności i nic nie zrobił jest bardzo niekomfortowa. Tak się wyrzuca z pracy ludzi nawet na dość wysokich stanowiskach :-)

Opisany powyżej sposób postępowania jest przy właściwym wykonaniu bardzo skuteczny, niemniej warto powiedzieć parę słów ostrzeżenia:

  • Podejście dotyczy wyłącznie klientów wewnętrznych. Przy klientach zewnętrznych sprawa jest często jeszcze bardziej skomplikowana i o ile w mojej pracy zawodowej zazwyczaj mogę komuś doradzić coś skutecznego w danym konkretnym przypadku, o tyle nie podejmuję się zawrzeć tego w takim prostym i ogólnym opisie jak powyżej
  • Nawet w wypadku klientów wewnętrznych powyższy opis jest z konieczności uproszczony i nie uwzględnia takich możliwych czynników jak sytuacja polityczna w firmie, czy tez długoterminowe strategiczne rozgrywki.
  • Decydującym będzie umiejętność praktycznego (patrz ten post) wykorzystania moich wskazówek, ale niech ten tekst będzie dobrym początkiem własnych eksperymentów.

Dodatkowo warto może jeszcze zajrzeć na stary post https://alexba.eu/2007-04-11/zarzadzanie-i-motywacja/goracy-kartofel/

Zapraszam do (ostrożnego) eksperymentowania i dyskusji na blogu.

PS: Mam wrażenie, że ten post może być bardzo przydatny dla wielu specjalistów IT pracujących w firmach. Są to zazwyczaj inteligentni i kompetentni w swoich zakresach ludzie, którzy niepotrzebnie dają się frustrować przypadkom takim jak opisany na początku postu.  Jeżeli jesteście podobnego zdania, to proszę pomóżcie mi, aby jak najwięcej Waszych kolegów ten post mogło przeczytać (podeślijcie im link tutaj, może ktoś wrzuci na Wykop ;-))

PPS: W międzyczasie mamy w następnym poście opisany przypadek szczególny