Bellois wyraził w jednym z komentarzy powątpiewanie, czy Zasada Pareto rzeczywiście może być moim głównym systemem służącym do zarządzania czasem. Zgodnie z obietnicą opowiem jak ja to mniej więcej robię, może będzie to dla Was impulsem do przemyśleń. Oczywiście najpierw polecam uważną lekturę postu, w którym ta Zasada Pareto jest wspomniana, bo nie chcemy przecież się tutaj powtarzać.

Tak więc drogi Bellois, z pewnością nie uprawiam tego, co powszechnie nazywane jest Time Management, a w rzeczywistości jest próbą upchnięcia jak największej liczby zajęć w ograniczoną z natury ilość czasu. Naturalnie, że można w ten sposób zrobić więcej rzeczy, pytanie tylko, czy jest to najlepsza metoda do osiągnięcia sukcesu i zadowolenia w życiu. Osobiste doświadczenie życiowe pokazuje mi, że jest inna, dla mnie znacznie lepsza droga.
Droga ta polega na w miarę konsekwentnej eliminacji tego co nie przyczynia się do osiągania przez mnie moich celów (bądź też pożądanych stanów wewnętrznych :-)) Piszę „w miarę”, bo nie musi to być dokonywane z chirurgiczną dokładnością, wystarczy jeśli tego pozostawionego „tłuszczu” elementów zbędnych nie jest za dużo. Tutaj bardzo przydaje się właśnie stosowana podwójnie (4-64) Zasada Pareto.
Przy tej eliminacji w wypadku spraw osobistych na początku staram się:

  • ustalić, o co mi tak naprawdę chodzi. Ten temat wart jest osobnego postu i chyba do niego w najbliższych dniach wrócimy w dziale „Rozwój Osobisty”, bo wbrew pozorom nie jest to sprawa prosta, a ma ogromny wpływ na osiąganą jakość życia
  • rozważyć, jakie mam alternatywne metody osiągnięcia tego, co rzeczywiście chcę. Często okazuje się, że ta alternatywna metoda jest mniej kompleksowa, szybsza, tańsza, albo ma po prostu znacznie mniejszy współczynnik PITA.
  • zastanowić, czy naprawdę mi na tym zależy. Czasem są to chwilowe zachcianki niewarte większych inwestycji z mojej strony :-)

W wypadku kontaktu z klientami robię podobnie, z tym że muszę się o te rzeczy dopytać, tutaj przydaje się podejście opisane w poście „Wiedza idomysły

Już ten opisany powyżej prościutki proces pozwala, poprzez redukcję koniecznych aktywności i zaangażowanych zasobów na tak dużą oszczędność czasu, że używanie czegokolwiek innego niż kalendarz w Outlooku, czy nawet kawałek kartki :-) staje się zbędne, ale to jeszcze nie koniec.

Następnym decydującym krokiem jest wykonanie tego, co postanowiłeś. Tutaj cały trick polega na determinacji i całkowitej koncentracji na odpowiednim działaniu. Jestem dość leniwym człowiekiem, ale jeśli już coś poważniejszego robię, to angażuję w to całą moją energię i uwagę, bez żadnego przysłowiowego „ale”. Tutaj też mam wrażenie, że wielu ludzi robi to inaczej, czasem może dlatego, że są zbyt wyczerpani robieniem rzeczy, które tak naprawdę mogliby sobie darować.
Metaforycznie, można by to przedstawić w ten sposób: typowy Time Management to okładanie się po całych dniach szablami na polu bitwy w nadziei na doprowadzenie do rozstrzygnięcia, (trochę jak w czasach Pana Wołodyjowskiego). Moje podejście bardziej jest zbliżone do metod ninja: to bardzo staranne przygotowanie (zarówno jeśli chodzi o dobór celów, jak i rozwijanie własnych umiejętności „technik walki”), potem przyjęcie dobrej pozycji i końcu błyskawiczne działanie z pełnym zaangażowaniem siły używając bardzo skutecznych „narzędzi”. Rezultaty są tak przekonywujące, że nie trzeba walczyć codziennie :-)
Powyższe brzmi bardzo idealistycznie, niemniej jest do zrealizowania w rzeczywistości, czego dowodzi choćby moja praktyka zawodowa. Klienci mają swoje rezultaty szybciej i pewniej, a ja mam więcej czasu na, rozumiane w szerokim tego słowa znaczeniu, „doskonalenie rzemiosła” którym np. zajmuję się teraz na wyspach.
Tam gdzie jest słońce, tam jest i cień, więc dla pełnego obrazu spójrzmy na ograniczenia opisanego powyżej sposobu:

  • pierwsze i oczywiste, to jest to, że nie należy go stosować w różnych sprawach dotyczących życia i śmierci. Nikt by nie chciał, aby leczący nas lekarz stosował 4% możliwej terapii w nadziei na 64% szans na wyleczenie. Tak samo nie chcielibyśmy, aby pilot, z którym lecimy na wakacje stosował tylko część procedur niezbędnych dla bezpieczeństwa lotu!! Całe szczęście, że większość spraw życiowych ma, jakby na to nie patrzeć, mniejszy ciężar gatunkowy, a wybierając sobie zawód, też możemy zwracać uwagę na ten czynnik.
  • ze względu na bardzo przeładowane programy w szkole i na wielu uczelniach, duża część populacji jest skutecznie wytresowana w poczuciu konieczności robienia różnych bezużytecznych rzeczy („bo tak trzeba”, albo „bo tak się robi”). W kontaktach z tego rodzaju ludźmi łatwo stać się celem różnych ataków, co warto uwzględnić dobierając sobie towarzystwo.
  • jeśli rzeczywiście znajdziesz te 4% działań i skoncentrujesz się na nich, to stają się one „mission critical” i nie bardzo możesz sobie pozwolić na poważniejsze potknięcia. To wymaga czasem wbudowania pewnych redundancji, a co najmniej przewidzenia Planu B, dla każdego z nich. Jest to pewien dodatkowy nakład, ale przeważnie i tak opłaca się to bardziej, niż „Time Management”.

Tyle, w dużym uproszczeniu, na temat poruszony w tytule. Jak zwykle przypominam, że powyższe jest odbiciem moich subiektywnych doświadczeń i niekoniecznie pretenduje do miana „prawdy absolutnej”. Z drugiej strony, muszę przyznać, że zarówno mnie, jak i paru „podopiecznym” bardzo podobają się osiągane w ten sposób rezultaty.
Więc „Use your judgement!!”
Zapraszam do dyskusji w komentarzach